Forretningsorden 2018.
Bestyrelsen i H.F Bakkevang
- Indkaldelse til bestyrelsesmøder fortages skriftlig på mail af sekretær eller dennes stedfortræder.
- Ved førstkommende bestyrelsesmøde tilstræbes at fastlægge kommende bestyrelsesmøder for sommerhalvåret. Ellers skal de varsles minimum 14 dage før.
- Ordinært bestyrelsesmøde afholdes ca. hver 5. uge i sommerhalvåret, dog ikke i juli måned samt december måned. Og efter behov i vinterperioden.
- Punkter der ønskes på dagsorden sendes til sekretær senest 14 dage før mødet, og dagsorden sendes ud senest en uge før mødet.
- Dagsorden udgør en standard dagsorden med nedenstående pkt. Dagsorden udsendes af sekretær, hvortil ønsker om pkt. kan sendes og ellers optages de efter pkt. 8. Ordstyrer følger en turnus.
- Godkendelse af seneste (beslutnings) referat, der godkendes af de tilstedeværende.
- Gennemgang af dagsorden og tilføjelse af punkter under ”andet”
- Orientering vedr. økonomi v/kasserer
- Orientering vedr. havesalg/køb, venteliste, vurdering, mails
- Nyt fra Aarhus kredsen og forbundet
- Kloakering- og vandudvalg orientering
- Nyt fra tovholdere: Byggeudvalg, aktiviteter, vejformænd, fælleshus, hjemmeside, FB ( beslutninger om økonomiske rammer tages under den ansvarlige tovholders præsentation af budget)
- 75 års jubilæumsfest blev ikke holdt i 2017, skal vi holde den i 2019?
- Havevandring
- Andet
- fra medlemmer, herunder forslag og klager der skal behandles af bestyrelsen.
- Ekstraordinært bestyrelsesmøde skal afholdes, når formanden eller mindst 2 bestyrelsesmedlemmer fremsætter krav herom.
- Beslutninger kan kun træffes på bestyrelsesmøder. Bestyrelsen er beslutningsdygtig når formand eller næstformand samt mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er tilstede.
- Der udarbejdes referat af bestyrelsesmøderne. Referatet gennemlæses og godkendes på næstkommende møde.
- Bestyrelsen er ansvarlige for nedsættelse af udvalg. Udvalg refererer til bestyrelsen.
- Der er kontortid i ulige uger hvor alle bestyrelsesmedlemmer som udgangspunkt er tilstede og kan varetage deres opgaver som tovholder.
- Bestyrelsesmedlemmer har tavshedspligt, alt der vedrører personsager og kommer til de enkelte medlemmers kendskab er yderst fortrolig og snakkes kun om såfremt det er et punkt på dagsordenen.
- Salg af haver foretages af formand og kasserer. I en af dennes fravær, næstformand og kasserer, eller formand og næstformand.
- Bestyrelsen arbejder loyalt og ikke i strid med generalforsamlingens beslutninger.
- Det af generalforsamlingens beslutning om udbetaling af kontorhold/honorar sker tidligst 1. februar i efterfølgende kalenderår.
- Havevandring minimum 3 gange i løbet af en sæson. Det er en god måde at komme i kontakt med medlemmerne på, bestyrelsen er tilgængelig og synlig.
- Bestyrelsen har et ønske om at være visionær og inddrage medlemmerne.
- Bestyrelsesmøderne afvikles i en åben og god tone, vi taler ordentlig med hinanden og ikke om hinanden. Det samme gælder i forhold til medlemmerne, der er ingen dem og os.
Vedtaget på det konstituerede bestyrelsesmøde maj 2018.