Forretningsorden

Forretningsorden 2017.

Bestyrelsen i H.F Bakkevang

 

  • Indkaldelse til bestyrelsesmøder fortages skriftlig på mail af sekretær eller dennes stedfortræder.
  • Ved førstkommende bestyrelsesmøde tilstræbes at fastlægge kommende bestyrelsesmøder for sommerhalvåret. Ellers skal de varsles minimum 14 dage før.
  • Ordinært bestyrelsesmøde afholdes ca. hver 5. uge i sommerhalvåret, dog ikke i juli måned samt december måned. Og efter behov i vinterperioden.
  • Punkter der ønskes på dagsorden sendes til sekretær senest 14 dage før mødet, og dagsorden sendes ud senest en uge før mødet.
  • Dagsorden udgør en standard dagsorden med nedenstående pkt. Dagsorden udsendes af sekretær, hvortil ønsker om pkt. kan sendes og ellers optages de efter pkt. 8. Ordstyrer følger en turnus.
  1. godkendelse af seneste (beslutnings) referat, der godkendes af de tilstedeværende.
  2. gennemgang af dagsorden og tilføjelse af punkter under ”andet”
  3. orientering vedr. økonomi v/kasserer
  4. orientering vedr. havesalg/køb, venteliste, vurdering, mails
  5. nyt fra Aarhus kredsen og forbundet
  6. kloakering
  7. nyt fra tovholdere: aktiviteter, vejformænd, fælleshus, hjemmeside m.fl ( beslutninger om økonomiske rammer tages under den ansvarlige tovholders præsentation af budget)
  8. 75 års jubilæumsfest august 2017
  9. havevandring
  10. andet
  11. fra medlemmer, herunder forslag og klager der skal behandles af bestyrelsen.

 

  • Ekstraordinært bestyrelsesmøde skal afholdes, når formanden eller mindst 2 bestyrelsesmedlemmer fremsætter krav herom.
  • Beslutninger kan kun træffes på bestyrelsesmøder. Bestyrelsen er beslutningsdygtig når formand eller næstformand samt mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er tilstede.
  • Der udarbejdes referat af bestyrelsesmøderne. Referatet gennemlæses og godkendes på næstkommende møde.
  • Bestyrelsen er ansvarlige for nedsættelse af udvalg. Udvalg refererer til bestyrelsen.
  • Der er kontortid i ulige uger hvor alle bestyrelsesmedlemmer som udgangspunkt er tilstede og kan varetage deres opgaver som tovholder.
  • Bestyrelsesmedlemmer har tavshedspligt, alt der vedrører personsager og kommer til de enkelte medlemmers kendskab er yderst fortrolig og snakkes kun om såfremt det er et punkt på dagsordenen.
  • Salg af haver foretages af formand og kasserer. I en af dennes fravær, næstformand og kasserer, eller formand og næstformand.
  • Bestyrelsen arbejder loyalt og ikke i strid med generalforsamlingens beslutninger.
  • Det af generalforsamlingens beslutning om udbetaling af kontorhold/honorar sker tidligst 1. februar i efterfølgende kalenderår.
  • Havevandring minimum 3 gange i løbet af en sæson. Det er en god måde at komme i kontakt med medlemmerne på, bestyrelsen er tilgængelig og synlig.
  • Bestyrelsen har et ønske om at være visionær og inddrage medlemmerne.
  • Bestyrelsesmøderne afvikles i en åben og god tone, vi taler ordentlig med hinanden og ikke om hinanden. Det samme gælder i forhold til medlemmerne, der er ingen dem og os.

 

Vedtaget på det konstituerende bestyrelsesmøde april 2017.