Referater

Bestyrelsesmøde den 23.05.2018 – kl. 18.00-20.00 på kontoret.

Næste møde: Den 13.05.2018 kl. 18.00 – på kontoret.

Tilstede:            Lisbeth, Tine, Lis, Anders, Troels, Kurt

Afbud:               Pernille

Referent:         Lis

 

Referat fra mødet:

Valg af ordstyrer:                       Kurt

Valg af referent:                         Lis

 

Dagsorden:

 

  1. Godkendelse sidste beslutningsreferat, der godkendes af tilstedeværende

Lis får tilsendt skabeloner.

 

  1. Gennemgang af dagsorden og tilføjelse af punkter under andet.

Intet tilføjet.

 

  1. Orientering vedr. økonomi v/kasserer

Alle har nu betalt haveleje for første halvår. Kassereren måtte rykke nogle stykker for manglende betaling.

 

  1. Orientering vedr. havesalg/køb, venteliste, vurdering, indkomne mails.

Der er solgt 2 haver som var sat til salg sidste år. Der er aktuelt 57 på venteliste.

Vurderingsudvalget er nu i gang men stadig lidt problemer med kolonihaveforbundets it-løsning, som alle vurderingssager skal registreres i før salg.

 

 

  1. Nyt fra Aarhus kredsen og forbundet

Der er repræsentantskabsmøde den 19. juni 2018.

 

  1. Kloakerings- og vandudvalg orientering

Arbejdernes Landsbank har bevilget et lån på 2,1 mio. kr. Der er stillet 625.000 kr i sikkerhedsstillelse i vores formue til første afdrag til Danjord den 31,03.19. At midlerne er lås giver os ikke problemer i 2018.

 

  1. Nyt fra tovholdere for udvalg:

Under dette punktet fordelte bestyrelsen posterne mellem sig.

Byggeudvalg: Kurt, Lis og Tine. Der skal være en opsamling på husenes tilstand – altså størrelse og areal.

 

Bestyrelsen besluttede at slå Aktiviteter, fælleshusudvalg og -laug samt jubilæumsfest 75 år (2017) sammen til et udvalg. Bestyrelsens repræsentant er Pernille og Tine (jubilæumsfesten):

Aktiviteter fx fællesspisning og Sct. Hans

Fælleshusudvalg- og laug fx arrangementer og vedligeholdelse

75 års jubilæumsfest 2117 afholdes i 2019. Der er 48.000 kr. øremærket hertil.

 

Vejformænd: Pernille har taget aktion og fællesarbejdet er i gang

 

Hjemmesiden: PH har opgaven ind til videre.

 

Facebook: Gruppen HF Bakkevang gl. Åby (ny) er oprettet af bestyrelsen.

 

Forskønnelsesudvalg af legeplads og området, deromkring: Kurt, Anders og Lis. Lis reviderer kommissoriet i henhold til kommentarerne på generalforsamlingen.

 

Vand og kloak: Kurt og Anders

 

Økonomiudvalg: Bestyrelsen.

 

 

  1. Havevandring

Det bliver den søndag den 01.07.2018 kl. 10-12 og lørdag den 08.09.2018.

  1. Gennemgang og vedtagelse af forretningsordenen 2018.

Forretningsorden blev vedtaget for 2018.

Se bestyrelsens fordeling på opgaver under punkt 7

Bestyrelsen ønsker en trailer indkøbt i 2019, når vi har fået et booking program.

 

  1. Punkter fra medlemmerne

Forslag og klager fra medlemmerne: Der var ikke indkommet noget.

Indkøb af udendørs borde/stole: Der indkøbes 2 sæt ved Harald Nyborg til 1.200 kr. i alt.

Sct. Hans Fest, der holdes møde med Vesterled den 04.06.2018.

Vedligeholdelse af Fælleshuset: udsættes til næste år.

 

Til næste møde ses på leverandørrabatter fra XL-Byg og Stark.

_______________________________________________________________________________________

Bestyrelsesmøde den 03.05.2018 – kl. 18.00-20.00 på kontoret.

Næste møde: Den 23.05.2018 kl. 18.00 – på kontoret.

Tilstede:            Lisbeth, Pernille, Tine, Lis, Anders, Troels, Kurt

Afbud:

Referent:         Lis

 

Referat fra mødet:

Valg af ordstyrer:                       Kurt

Valg af referent:                         Lis

 

Dagsorden:

 

  1. Godkendelse sidste beslutningsreferat, der godkendes af tilstedeværende

Det var første møde i den nye bestyrelse.

 

  1. Gennemgang af reglerne for kolonihaver.

Gennemgang af reglerne for kolonihaver i Aarhus.

Gennemgang af vedtægter, ordensregler mm

 

  1. Forslag til forretningsorden 2018

Forslaget til forretningsorden blev gennemgået. Vedtages på næste møde.

 

  1. Bestyrelsens konstituering.

 

Formand:                       Kurt Helgesen

Næstformand:            Anders Bruun Hedegård

Kasserer:                       Lisbeth Søndergaard

Sekretær:                      Lis Pedersen

Bestyrelsesmedlem: Pernille Bruun

Bestyrelsesmedlem: Tine Meyer Knudsen

Bestyrelsesmedlem: Troels Nobert

_______________________________________________________________________________________

Bestyrelsesmøde 05.04.2018 kl. 18.30 på kontoret

Fremmødte:    Lisbeth, Pernille, PH, Thilde og Kurt

Referent:          Kurt

Afbud:               Marbella

Næste møde:  ikke fastlagt – men på kontoret.

Dagsorden:

 

  1. Forberedelse og afstemning inden GF den 13.04.2018
  2. Hvornår mødes vi på Viby bibliotek
  3. Hvem køber mad og drikkevarer
  4. Stemmesedler
  5. Revisor og regnskabsaflægning
  6. Hvem er på valg
  7. Vedtægtsændringer
  8. Budget herunder forslag til budgetramme for legeplads
  9. Liste med telefon og e-mail ved indgang til Danjord – kontrolliste
  10. Køkkenfolk
  11. Ordstyrer
  12. Skrive ud til nye medlemmer for at få besat bestyrelsesposter og udvalgsposter

 

  1. Vi mødes fredag kl. 16.30 til opstilling af borde etc, PH kører over i løbet af ugen, for at afprøve audioanlægget.
  2. Mad og drikkevarer: Thilde og Lisbeth – Kurt afleverede tal for tilmeldte.
  3. Stemmesedler – Thilde + sang
  4. Lisbeth har aftale med revisor Hans Jørgen.
  5. PH gjorde opmærksom på, at der er en fejl under pkt. 10 dagsorden i indkaldelsen til GF. Der skal yderligere vælges 2 bestyrelsesmedlemmer for 1 år. Kurt laver tillæg til uddeling på GF.
  6. Vedtægtsændringer – Kurt fremsætter forslag
  7. Budget – Kurt gennemgår til godkendelse.
  8. Pernille laver liste/formular til e-mail og telefon kontrol til Danjord
  9. Marbella har aftale med køkkenfolk
  10. Ordstyrer er foreslået Susanne
  11. Kurt har skrevet ud til alle nye medlemmer i 2017/16 med opfordring om at opstille. Minus 2 der har har henvendt og tilkendegivet de gerne vil i udvalg/bestyrelse.
  12. På første kontor dag kom der 6 huse til salg, og 6 nye medlemmer til venteliste. Der er 38 på ventelisten.

 

_______________________________________________________________________________________

Bestyrelsesmøde d. 17.03.2018 – kl. 10.00

Personer: Lisbeth, PH, Marbella, Pernille, Thilde, Kurt
Sted: Kontoret, Clematisvej 40

Dagsorden:
Info siden sidst
Opsummering køreplan vand og kloak
Opgaver under arbejdet i 2018 med vand- og kloak
Opgaver afledt af vand- og kloak bestyrelsen – efter 2018
Opgaver sæson 2018 bestyrelsen og øvrige
Venteliste og havesalg
GF forberelse
Økonomi generelt
Godkendelse af referat fra sidste møde:

Info siden sidst:
Kurt – På kontoret ligger der 38 kuverter, der er retuneret af PostNord ifm indkaldelse til sidste GF. Dvs
vores adressemateriale på medlemmerne er mangelfuldt. Vi blev enige om, at forsætte arbejdet med at få
e-mail adresser og telefonnumre, Pernille og Kurt har begge en kopi. Pernille ringer rundt til 86- numre for
at kontrollere om de er korrekte. Danjord er begyndt at kontakte, så det er i 11 time vi får materialet på
plads.

Opsummering køreplan vand og kloak
Vandudvalegt har møde med Danjord er planlagt til mandag den 19.03.2018 hvor vi underskrive kontakten.
Opgaver under arbejdet i 2018 med vand- og kloak bestyrelsen
I vand- og kloakudvalget er vi nået dertil, at det ikke bliver solidarisk vand til sokkel for alle, men at det
bliver en individuel løsning i haverne. Danjord vil ikke udføre opgaven inde i alle haver, kun ude i vejene og
ind til brønd i haven.
Vandudvalget kan ikke stå praktisk og finansielt for så kompleks en opgave, og der vil være mange der kan
få Danjord til at føre vand frem til sokkel ovenpå kloakledningerne. Vesterled og Mosevang har valgt
samme løsning. Det betyder bestyrelsen skal sørge for finansiering af hovedledninger.

Opgaver afledt af vand- og kloak bestyrelsen – efter 2018
Opkrævning hver enkelt have’s andel af hovedledning, samt evt efterregning fra Danjord ifm uforudsete
udgifter.

Opgaver sæson 2018 bestyrelsen og øvrige
Første kontoråbent – torsdag 5.4.2018
Rengøring fælleshus – aftales.
Grøntudvalg – fællesarealer – udsætter vi arbejdet til 2019 pga opgravning.
Vandåbning – Kurt taler med Ove om dato, og mobiliserer frivillige via mail. PH har kort over stophaver,
hænger i kontoret.
Kommunikation:
FB: Bestyrelsen beslutter, at oprette en egen gruppe på FaceBook. Vi har spurgt om at blive
medadministrator på gruppen Tove har oprettet, men beslutter at oprette egen, da vi ikke har fået respons.
Bestyrelsen skal have kort beskeder igennem i år pga gravearbejdet, og vi er nødt til at have admin
rettigheder på den kommunikation bestyrelsen er ansvarlig for. Pernille har opgaven.

Venteliste og havesalg 2018.
Hvor mange er på ventelisten, og hvor mange haver er til salg lige nu. Kurt har allerede flere
tilkendegivelser på 4 haver salg. Samtidig er er der 32 ventelisten. Diskussion bordet rundt om det bliver let
eller svært at sælge i år pga gravearbejdet.

GF forberedelse
Udsendelse af indkaldelse – henunder print af labels fra windows labels program, og efterfølgende pakning
af breve – en prøvelse, og alt for laaaang tid blev brugt, næste udsendelse vil blive per mail hvor vi har
adresserne, og få excel og word til at sortere haver med e-mail adresse fra ved labelprint. Vi sparer porto,
og penge til kredsen for bestilling af labels.

Økonomi generelt
Lisbeth – regnskab ifm GF

Kurt – finansiering af vandrørsprojektet
Der er ikke optaget lån til vandrør endnu, vi afventer underskrivelse af kontrakt med Danjord. For god
ordens skyld afventer vi GF den 13.04.2018, at forslag B fra extraordinær Gf frafaldes(solidarisk inde i
haverne).

_______________________________________________________________________________________

Bestyrelsesmøde 13.01.2018 kl. 10.00 hos Lisbeth
Fremmødte: Lisbeth, Pernille, Marbella, Thilde og Kurt
Referent: Kurt
Afbud: PH
Næste møde: 17.03.2018 kl. 10.00 på kontoret.

Dagsorden:
1. Info siden sidst – bordet rundt
2. Opsummering køreplan frem til underskrivelse af tilbud fra Danjord
Samarbejde med AL bank om lån
3. Opgaver til bestyrelsen ifm vandrør og kloak i løbet af året
Oplysninger medlemmer
Info hjemmesiden
Info facebook
Info brev ?
4. Opgaver afledt af vandprojektet
GF i april – vedtægtsændringer ifm optagelse af lån
Vandafregning 2019
Afregningsmodel ved engangsbetaling
5. Opgave fordeling bestyrelsen
Ønsker
Projekter
Kontor åbent 2018
Hver uge i højsæsonen?
Vand åbner sæson 2018
6. GF 2017 forberedelse
Praktisk mad drikke
Budget og regnskab
Beretning
Vedtægtsændringer
Legepladsudvalg forberedelse til 2019
7. Økonomi generelt
Medlemmer
Forening

1. Info bordet rundt.
Thilde forlader desværre bestyrelsen i løbet af foråret, har købt hus udenfor Aarhus kommune, og sælger
kolonihaven. For få medlemmer deltager i lugedagene. Kurt hører Vesterled om model for betaling,
såfremt der ikke er fremmøde. Første kontor åbningsdag i sæson 2018 er torsdag den 5. april. Kurt vil ikke
have fast telefontid hver mandag, men foreslår at vi holder kontoret åbent hver torsdag med turnus. Evt
forsøgsvis holde åbent hver torsdag i juni, og evaluere i juni/juli om perioden skal udvides.

2. Tilbud Danjord
Tilbuddet ligger klar til underskrift. Tilbuddet omfatter nye vandrør fra Åbyvej op til hele vores område,
samt en frostfri vandbrønd med måler ved hækken i alle 169 haver og ved fælleshuset. Hvor det kan lade
sig gøre, og hvor have lejeren accepterer, vil Danjord føre PEL vandrør i samme udgravning som
kloakrørene. Praktisk betyder det, at der ligges 20 cm sand ovenpå kloakrørene, og derpå placeres PEL
rørene i ca 70 cm dybde. Danjord har estimeret, at halvdelen af haverne kan få dette tilbud.
Prisen for PEL slanger er 50,00 kr per meter. Danjord’s tilbud er på ca. 2.700.00 + hertil kommer et ukendt
antal meter PEL rør. Den kendte udgift er ca. 15.800 pr have. Vi forventer, at der er flere have lejere, der vil
betale udgiften kontant. Vi har estimeret og bedt om finansieringstilbud fra AL på 1.400.000, jvf GF
beslutning.
På den extraordinære GF blev det besluttet, at bestyrelsen vil arbejde for, at alle kan få fremført PEL rør
frem til sokkel. Det lykkedes ikke, at få Danjord til at udføre opgaven på samtlige grunde. På et møde i
december 2017 med Vesterled, Bakkevang, Aarhus kommune og Danjord, afviste Danjord at give tilbud på
gravearbejdet i samtlige haver. Begrundelse var tidspres med opgaven for Aarhus kommune, med
kloakering af vores område. Kloakeringen skal være afsluttet ved udgangen af 2018.
Omfanget af gravopgaven i den resterende halvdel af haverne er ikke kendt. Vi har besluttet at få et
finansierings tilbud fra AL på 1.000.000 til den sidste del for gravearbejdet + PEL rør. Det skal endelig
besluttes på GF den 13. april, om vi skal arbejde videre med denne del af projektet.
Betaling:
Projektet fra Danjord skal betales over 4 rater, ved udgangen af hvert kvartal i 2018. Modellen der er aftalt
med AL Bank, giver os mulighed for at lave én årlig extraordinær betaling. Det betyder, at alle have lejere
får tilbud om betaling på 2 måder:
A. Afdrag over xx antal år. Vi forventer 10 år.
B. Betaling af hele det finansierede beløb med én rate.
Vi har foreløbig planlagt, at første rate skal falde 11.06.2018 både for metode A og B.
Fra 2019 vil nye lejere få tilbudt, at betale et eventuelt restbeløb på haven med opgørelse per 11.juni det
pågældende år.
Vi forventer, at vandrør bliver tilskrevet alle haver efter samme model som el, og dermed får man
investeringen tilbage ved salg. Vi har talt om, at vandrør evt skal afskrives over xx år.
Finansieringen medfører vedtægtsændringer ifm hæftelse på foreningsniveau. Skal vedtages på GF i april.

3. Opgaver til bestyrelsen ifm vandrør og kloak i løbet af året
Der skal informeres om forløbet af projektet. Vi har besluttet kun at anvende hjemmesiden samt Facebook.
Hjemmesiden bruges til projektplaner, generel info der skal blive stående, information om betaling, vigtige
datoer etc.
FB bruges som henvisning til hjemmesiden, samt korte beskeder og aktuelle beskeder og datoer.
Opslagstavlen ved kontoret og fælleshuset bruges når sæsonen starter.
Vi informerer ikke om kloak- og vandprojektet per brev.

4. Opgaver afledt af vandprojektet
Vedtægtsændringer forberedes til GF i april; Kurt
Forbrug vand og afregning 2019. Model skal udarbejdes; Kurt taler med Vesterled
Model og styring af betaling per 11.06.2018; Kurt – taler med Vesterled og AL Bank

5. Opgave fordeling bestyrelsen sæson 18
Fælleshus udlejning, Pernille får overdraget fra Thilde.
Containerorganisering – mangler
Skt Hans – Pernille og Marbella
Høstfest – Marbella sammen med PH
Ishuset – vi håber PH og Linda fortsætter i sæson 19…
Hjemmesiden – PH
Kurt besvarer mails om torsdag – ingen kontortid mandag – i stedet
Facebook – i forbindelse med orientering via Facebook – Pernille hører om Tove ville gøre Pernille til
medadministrator på bakkevang gruppen
Projekter:
Fornyelse af legepladsen: Gyngerne ser ikke godt ud, de skal nedtages. Vi fremtidssikrer legepladsen og
afsætter en ramme på 100.000 og et projekt der kan udføres når maskinerne forlader området januar 2019,
således en ny legeplads er klar til april 2019. Der skal søges medlemmer på GF til legeplads projektet i 2018.
Fælleshus: Vi fremtidssikrer fælleshuset og afsætter en ramme på 30.000, til nye investeringer i 2018.
Beløbet stilles til rådighed for indkøb og reparationer.
Vandåbning 2018: Måske – forhåbentlig sidste åbne/lukke sæson. Vandudvalget.

6. GF 2017 forberedelse
Dato er 13. april 2018, kl. 18.00 til spisning i Viby Bibliotek, Skanderborgvej 170, 8260 Viby J. Mødet starter
kl. 19.00 – 21.00. Vi mødes kl. 16.30 til opstilling.
Mad – øl og vand. Thilde og Lisbeth
Stemmesedler: Thilde
Revisor, regnskab og budget: Lisbeth + Hans Jørgen.
Hvem er på valg samt beretning: Kurt
Vedtægtsændringer: Kurt
Medlemmer og rammer for projektbeskrivelse til legepladsudvalg: Kurt

7. Økonomi
N/A

Næste møde: 17.03.2018 kl. 10.00 på kontoret.
Opgaver: Pakke udsendelse til GF den 13.04.2018. Dagsorden, regnskab og budget. Adresselabels håber vi
at det nye system fra Aarhus kredsens kan levere.
Kurt skal have printet klar til pakning.

_______________________________________________________________________________________

Bestyrelsesmøde 11.11.2017 – kl. 10.00-13.00 hos Lisbeth.
Næste møde: Den 13.01.2018 kl. 10.00 – hos Lisbeth.

Tilstede: Lisbeth, Marbella, Kurt, Thilde, Pernille, PH
Afbud: Ingen
Referent: Kurt
Referat fra mødet:
Valg af ordstyrer – Pernille blev valgt.
Valg af referent – Kurt

Dagsorden:
1. Konstituering af bestyrelsen
Ved en extraordinær generalforsamling den 28.09.2017, blev Kurt Helgesen valgt som ny formand i HF
Bakkevang. Bestyrelsen konstituerer sig herefter som følger:
Formand: Kurt Helgesen
Kasserer: Lisbeth Søndergaard Nielsen
Næstformand: Marbella Santana Pedersen

2. Opsummering af køreplan for vandrør frem til underskrivelse af tilbud fra Danjord
Danjord har lovet at lave nyt tilbud, der indeholder en pris for fremføring af vand frem til sokkel.
Som grundlag for tilbuddet, er Envidan blevet bedt om at reviderer tegningerne over grundene i
Haveforeningen, herunder at der ikke skal være vandledning på det stykke af Lupinvej, hvor Danjord ikke
laver udgravninger til kloak. Tilbuddet er ikke modtaget endnu.

3. Opgaver til bestyrelsen ifm vandrør og kloak de næste 2 mdr
Den primære opgave er at sikre, at vi får gennemført beslutningen fra generalforsamlingen den 17.10.2017,
hvor det blev besluttet at der skal nye vandrør til alle haver i foreningen. Vi skal holde haveejerne
informeret i løbet af december/januar, når Danjord melder opstart på projektet. Informationskilderne i
vinterhalvåret er hjemmesiden samt Facebook.

4. Opgaver til Vand- og kloakudvalg ifm vandrør de næste 1-3 mdr
Vi får automatisk aflæsning af vandmålerne ifm nye vandrør og brønde, men der kommer en ny opgave
med vandregnskab og afregning. Vi skal være forberedt på, at opgaven er kendt og placeret, således vi kan
afregne efter forbrug til de enkelte have, når de første vandregninger kommer fra Aarhus Vand i 2019. Kan
opgaven eventuelt placeres hos revisoren. Kurt taler med Jan om deres overvejelser i Vesterled.

5. Opgave fordeling bestyrelsen
Marbella står for grønt container i 2018, det bliver fra den 22-24.06, samt den 29-30.09.2018.
Husk at melde videre til Line ved Danjord = Kurt.
PH står for hjemmeside og vi får brug for at gennem dokumenter og informationer ifm kloak- og
vandprojektet.
Pernille står for Facebook kommunikationen, vi vælger også at bruge FB til informationer ifm kloak- og
vandprojektet.
Kurt har stillet et forslag om, at holde kontoret åbent alle uger i højsæsonen, vi har dels kloakprojektet, dels
var der stort pres på ifm hussalg i 2017. Forslaget overvejes.

6. Økonomi generelt
Regning fra Envidan på 30.000 skal betales.
Kurt undersøger køb af trailer, og om vi kan købe et plugin til hjemmesiden til styring af reservering. Der er
en tidligere GF beslutning om, at vi køber trailer til udlejning til medlemmerne, så vi ikke drukner i trailere.

7. Evt
Lugedag. Der kommer for få medlemmer til lugedagene. Skal vi overveje at medlemmerne skal betale et
gebyr, hvis de ikke deltager det forskrevne antal dage. Til overvejelse. Kurt spørger Jan om deres erfaringer.
Medtages til GF.
Legepladsen ved foreningshuset skal renoveres i 2019. Oplæg til GF, således der kan besluttes at få en
godkendt og fornyet plads i 2019, når maskinerne har forladt området. Vi skal have et udvalg nedsat ifm GF,
men inden skal der udarbejdes en projektbeskrivelse og køreplan samt budgetramme – ca 100.000.
Violvej 16. Hækken skal klippes, henstillingerne er ikke fulgt, derfor bestiller vi en gartner til opgaven, og
sender regningen videre til haven. Desuden – ifm kloakeringen skal Danjord kunne komme forbi overalt, så
der tolereres ikke hække og træer der rækker ud over vejene.
Overvejes om vi skal bruge Mobilepay til indmeldelse, og generelt til indbetalinger.
GF 2018: Datoer 19-23.03.2018 uge 12 eller 9-13.04 uge 15. Folkestedet, Viby eller Åby bibliotek. PH
bestiller.
GF indkaldelse sendes på e-mail, eller hvor ingen mail per brev.
Budget 2019 – foreningshuset har været ramme om flere gode arrangementer, og benyttet flittigt ved
udlejning til medlemmerne. Vi afsætter 30.000 på budgettet til vedligeholdelse, møbler, lamper, ny
indretning etc.

Åbyhøj 11.11.2017

_______________________________________________________________________________________

Ekstraordinær generalforsamling, HF Bakkevang, Åby bibliotek,
tirsdag den 17. oktober 2017, kl. 19.00

Dagsorden:

 Velkomst v. Kurt Helgesen
 Valg af dirigent og referent
 Behandling af bestyrelsens forslag til fremtidig vandløsning i haveforeningen, herunder finansiering. Fremlæggelse og gennemgang v. Kurt Helgesen
 Afstemning

63 haver var repræsenterede.

Som dirigent blev Sanne Winther valgt, som referent Anne Marie Kristensen.

Det konstateres, at den ekstraordinære generalforsamling er lovlig indkaldt. Der kræves et flertal på 2/3 af
de fremmødte, dvs 42 haver skal stemme for.

Formand Kurt Helgesen redegjorde kort for projektet med nye vandrør:

Hver have får eget vandur med stophane i frostfri dybde, og der vil blive afregnet for eget vandforbrug.
Vandmålerne bliver digitale, så aflæsningen foregår automatisk
Vi vil udnytte, det der nogle steder kan lægges nye vandledninger i samme udgravninger som kloakkerne og
der således kun skal graves en gang.
Danjord vil lægge kloakrørene og vandrørene i samme omgang – og der hvor det er muligt, vil kloakrør og
vandrør følges ad ind til huset.
Danjord kontakter hver enkelt husejer fra november 2017 og frem og aftaler, hvor brønden skal placeres.Der, hvor begge rør følges ad, koster det 50 pr meter excl moms

 Danjord afregner til foreningen
 Efter Danjord har afsluttet projektet, har vi overblik over, hvor mange haver, der ikke får vand
sammen med kloakrør. Vi kender tidligst omfanget af arbejdet forår 2018
 Vandudvalget og bestyrelsen vil i 2018 arbejde på en model for under hvilke rammer, der kan
fremføres vand på de grunde, hvor vand ikke kan fremføres sammenmed kloakledninger (solidarisk
model)
 Med rammer forstås: tid, økonomi samt omfang af arbejdet.

Bestyrelsen vil gerne have bemyndigelse til at arbejde med en model, der gør at alle får mulighed for at få
vand ind til soklen. Der er dog stadig megen usikkerhed omkring priser m.v.

Danjords tilbud ca. 2.700.000 kr.
Fra egenkapital tages 200.000 kr.

Finansiering: Bestyrelsen ønsker at tage et lån i Arbejdernes Landsbank på ca. 2,5 mio. kr.
Lånebehovet vil være kendt i december 2017
Hver have vil fremover skulle afdrage ca. 125 kr. pr måned i 15 eller 20 år
Der er blevet sparet ekstra op i år, således at der nu er sparet 528.000 kr op, i 2018 vil der blive sparet
60.000 kr. op, i alt 588.000.
Bestyrelsen vil udarbejde en model til en solidarisk løsning for fremføring af vand fra hæk til sokkel. Denne
model fremlægges til afstemning på gf foråret 2018.

Forslag A
Finansiering af vandrør (Lån hos Arbejdernes Landsbank på ca. 2,5 mio?)
62 haver stemmer for, 1 undlader at stemme, forslaget er vedtaget

Forslag B
Model for solidarisk vandrør til alle (skal bestyrelsen arbejde videre med en solidarisk model?)
60 haver stemmer for, 1 stemmer nej og 2 undlader at stemme

Forslaget er vedtaget.

Referent
Anne Marie Kristensen, have 199

_______________________________________________________________________________________

Bestyrelsesmøde 12.10.2017 – kl. 18.30-20.30 på kontoret.

Dagsorden:

  1. Valg af ordstyrer
  2. Valg af referent
  3. Økonomi vandrør
  4. Opgaver bestyrelsen ifm vandrør – næste 3 mdr
  5. Opgaver vand- og kloakudvalg – næste 3 mdr
  6. Hussalg status
  7. Økonomi generelt
  8. Nødvendige opgaver inden vinter
  9. Næste møder

Tilstede:            Lisbeth, Marbella,  Kurt, Thilde, Pernille

Afbud:               P.H.

Referent:         Kurt

Referat fra mødet:

  1. Valg af ordstyrer – Pernille blev valgt.
  2. Valg af referent – Kurt

 

  1. Økonomi vandrør

Teknisk konto opkræves 660,00 pr halvår, hhv april og oktober.

I april 2017 er opkrævet 960,00 kr. Heraf er 300,00 for 2016, der er indsat på teknisk konto.

For april indsættes på teknisk konto:  660,00 x 169 haver = 111.540,00 kr.

I oktober er opkrævet 1560,00 kr. Det dækker 6 mdr 2017 + 9 mdr 2018.

For oktober indsættes på teknisk konto : 1560,00 x 169 haver = 263.640,00 kr.

For resten af 2018 – 3 mdr – opkræves hermed kun 360,00 kr. i april 2018.

I alt er der indbetalt til teknisk konto 527.180, samt for 2018 forventes 60.840,00 = 588.000,00 kr.

Vi ved endnu ikke hvornår første afdrag på vandrør skal betales, i.o.m kontrakten endnu ikke er underskrevet ( afventer extra ordinær generalforsamling), men forventer at der ikke skal trækkes på lån før i løbet af 2018, og dermed kan der spares på renteudgifter.

 

  1. Opgaver til bestyrelsen ifm vandrør- og kloakprojekt 2018 – næste 3 mdr

 

Registrering af telefon og mail ifm kontakt fra Danjord til haveejere. Pernille er ved at skabe overblik over telefon og mailadresser, og har oprettet excel med oplysningerne. Kurt kontakter kredsen for at få en fil med udtræk fra medlemsbasen, samt adresselabel x 2.  Når vi har en shortliste på manglende telefonnumre, undersendes brev med mailkontakt til Pernille der registrerer. Vi skal huske, at der kan være nogle der ikke har mail.

Kommunikationsplan; Hjemmesiden og Facebook. Kurt taler med PH om at få oprettet en dokumentcontainer på hjemmesiden med alle relevante informationer, kontaktpersoner, beslutninger og økonomi ifm projektet. Facebook vil blive brugt til korte her og nu beskeder.

Bank – forhandlinger om lånebetingelser efter GF den 17.10.2017.

Tegninger over kloakføringen er nu modtaget fra Danjord/Evidan. Tegningerne bliver tilgængelige for medlemmerne ved den extraordinære Generalforsamling den 17.10. på Åby Bibliotek. Der skal tages kopier hos Vester Kopi og ophænges et eller andet sted ved kontoret. Vi har ikke fået en fil – endnu.

 

  1. Opgaver Vand- og kloakudvalg – næste 3 mdr

Møde med Danjord for gennemgang af tilbud er planlagt den 26.10. kl. 14.00 på kontoret. Vand og kloakudvalget indkaldes.

 

  1. Hussalg status for 2017

Der er/kommer 4 eller 5 haver til salg, heraf 1 internt og 1 familieoverdragelse. Opgaven med salg har været meget tidskrævende i år. Men indtil videre er alle haver – også de lidt vanskelige – solgt.

 

  1. Økonomi generelt

Kontoret trænger til ny beklædning, der er bestilt håndværker så det kan udskiftes inden vinter. Tilbud ca 11.000,00 kr. er accepteret.

 

  1. Nødvendige opgaver ifm vinterlukning

Vandlukning – dato skal annonceres, Kurt taler med vandudvalget.

Thilde sørger for at fælleshuset lukkes ned med vand etc.

 

  1. Næste møder

Kontoret har åbent sidste gang den 26.10.2017.

Næste møde: Modtaget en kuvert fra Agnete Poulsen, Begonievej 46. Rødt område klipper hæk på Jasminvej ind mod parcelhusene, det vil de ikke længere. Bestyrelsen skal kontakte lodsejerne i parcelhusene for at meddele at ordningen ophører. Informeret Agnete om, at det er en 2018 opgave, det når vi ikke i år.

Bestyrelsesmøde planlagt 11.11.2017 kl. 10.00 hos Lisbeth.

_______________________________________________________________________________________

Ekstraordinær generalforsamling, HF Bakkevang, Viby Bibliotek,
torsdag den 28. september 2017, kl. 19.00

Valg af formand

1. Velkomst ved den fungerende formand, Kurt Helgesen
2. Valg af dirigent: Susanne Winther blev valgt
3. Valg af referent: Anne Marie Kristensen blev valgt
4. Valg af stemmetællere: Jørgen, Ditte, Lis, Jan
5. Valg af formand: Fungerende formand Kurt Helgesen, have 201, stillede op som formand indtil
næste ordinære generalforsamling. Han blev valgt med applaus.

Der var pause indtil 19.30.

Ekstraordinær generalforsamling, Haveforeningen Bakkevang, Viby Bibliotek,
torsdag den 28. september 2017, kl. 19.30

Finansiering af vandrør

Dirigenten gjorde rede for vedtægtens bestemmelser om, at 2/3 af alle haver skal stemme, dvs. 113 haver.
Da vi ikke er så mange haver repræsenteret, skal 2/3 af de fremmødte stemme for, ellers falder forslaget.
Stemmes der for, indkaldes der til en ny ekstraordinær GF, hvor der kræves 2/3 flertal af de fremmødte.
Formand Kurt Helgesen redegjorde for projektet med at få nye vandrør. Der blev taget beslutning om at vi
skal have nye vandrør på GF april 2016, men nu skal vi tage stilling til finansieringen.

A: finansiering
Projektet koster ca. 2.700.000 kr., altså ca. 15.700 kr. pr have.
Der skal optages et lån hos Arbejdernes Landsbank på 2.500.000 kr., 200.000 kr. tages fra egenkapitalen.
Lånet afdrages over 20 eller 15 år og vil koste ca. 125 kr. pr måned pr. have.
Projektet består af nye hovedledninger og en brønd inden for hækken med digitalt vandur, der måler eget
forbrug.

B: En solidarisk model for vandrør til alle
Nogle steder kan kloakledning og vandrør lægges i samme udgravning helt frem til huset for en pris på 50
kr./m. Andre steder kommer kloak og vand ind fra to forskellige sider og kan ikke følges. Det giver en
væsentlig større udgift til disse haver. Bestyrelsens foreslår, at de penge, der er sparet op til vand og kloak,
(556.000kr.) indgår i en model til en solidarisk løsning, så alle får vand hen til sokkel. Det bemærkes, at de
endelige omkostninger ikke er kendt endnu og finansieringen af den solidariske model derfor vil blive taget
op igen på en senere generalforsamling.
Der er opsparet: 2016: 152.000 kr., 2017: 202.000 kr., 2018: 202.000 kr. I alt 556.000 kr.

Afstemning:
A: Finansiering af vandrør – alle stemte for
B: Model for solidarisk vandrør til alle – 70 haver stemte for, tre haver undlod at stemme.

Der blev indkaldt til en ny ekstraordinær generalforsamling på Åby Bibliotek tirsdag den 17.
oktober kl. 19.00

Referent: Anne Marie Kristensen. Have 199

______________________________________________________________________________________

Referat fra bestyrelsesmøde d. 14. september 2017

Tilstede: Pernille, Marebel, PH, Lisbeth, Kurt og Thilde.

Ordstyrer: Marebel.

Referent: Thilde.

 

Dagsorden:

  1. Økonomi ifm accept af tilbud på nye vandrør fra Danjord/Evidan

Gennemgang af tilbud

Financiering

Betaling fra medlemmer

Hvordan og hvornår skal vi acceptere tilbuddet.

 

  1. Udlejning af fælleshuset – overdragelse fra Anders.

 

  1. Generalforsamling den 17.10.2017

Ordstyrer

Formel indkaldelse – hjemmeside, skab, facebook

 

  1. Vand- og kloakudvalg

Kurt har møde med Vesterleds vandudvalg

 

  1. Kloakmøde den 27.09

Mødeleder

Referent

 

  1. Hussalg – status – hvor kommer sidste til salg.

 

  1. Økonomi

 

  1. Nødvendige opgaver inden vinter.

 

  1. Høring omkring kommunens handleplan af kolonihaver. Skal/kan vi prioritere opgaven.

 

Referat:

  1. Økonomien, optagelse af lån, skal godkendes på en ekstraordinær generalforsamling, derfor skal der indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling. Den afholdes den 28. september

Kurt laver indkaldelsen. Mødeleder er ikke fastlagt. Indkaldelsen udsendes mandag d.18. september pr. brev, opsættes i udhængsskabet, lægges på hjemmesiden og på Facebooksiden med henvisning til vigtig info på hjemmesiden.

Der financiers med medlemmernes opsparing pr d. 31. december 2018 på 554.000 kr. og et indskud af foreningens egenkapital på 200.000 kr. Resten optages som et lån med en løbetid på enten 10 – eller 15 år. Rentesats, 5,25 eller 5,5 %. Fælleshusets omkostning betales kontant.

Den enkelte havelod hæfter individuelt. Pga. der kan være meget forskellig ønsker til længde på fremføring. Der opsættes vandure fra Kamstrup, pris 695 kr. med et batteri med levetid på 16 år. Dette vandur kan aflæses digitalt, semicentralt.

Vesterled har indhentet tilbud fra andre entreprenører, Danjord er billigst. Dette bruger vi som beslutningsgrundlag. Danjord og Evidan skal have tilsagn inden d. 1. oktober, derfor beslutningsmøde den 28. september.

 

Add.1 Thilde overtager udlejning og drift af fælleshuset. Lisbeth og Kurt får afsluttet med Anders. PH opdaterer hjemmesiden.

Add.2 Ordstyreren kommer ude fra, Betsy Andersen vil påtage sig opgaven. Kurt skriver indkaldelsen, den udsendes mandag d 18. september.

Add.3 Kurt orienterede. Se vedlagte referat fra vandudvalgets møde:

Add.4 Mødet afholdes hos Kommunen, de leder mødet og tager referat.

Add. 5. der er d.d. 6 huse til salg.

Kredsen kommer søndag og syner 6 huse.

Add.6. der blev besluttet at foreningen skal skyde 200.000 kr. ind kontant til etablering af nye vandrør og kloakering.  Økonomien kører normalt.

Add. 7 udsat til næste bestyrelses møde d. 12 oktober.

Add. 8 udsat til næste bestyrelses møde d. 12 oktober

 

______________________________________________________________________________________

HF Bakkevang

Bestyrelsesmøde 28.08.2017 – kl. 19.00-20.30 på kontoret.

Dagsorden:

  1. Valg af ordstyrer
  2. Valg af referent
  3. Runde hvor alle har taletid – og ytrer sig.
  4. Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling – herunder snak om evt. kandidater til formandsposten.
  5. Fordeling af presserende opgaver

 

Tilstede:            P.H., Lisbeth, Marbella, Anders, Kurt

Afbud:               Ingen

Fratrådt:           Tove

Referent:         Kurt

 

Referat fra mødet:

 

  1. Valg af ordstyrer – P.H. blev valgt.

 

  1. Valg af referent – Kurt

 

 

  1. Runde bordet rundt med reaktioner på Tove’s afgang som formand.

PH:                      Vil gerne have til referat, at hun ikke vil deltage i bestyrelsesarbejdet fremadrettet, hvis Anders fortsætter i bestyrelsen. Anders har haft for mange forsinkelser med referater, og indholdet har været mangelfuldt. Referaterne er ikke blevet godkendt af samme årsag. Det er den indirekte årsag til, at opgaver er blevet glemt og forsinket. Da Anders trækker sig, fortsætter P.H.

Lisbeth:             Lisbeth vælger at fortsætte i bestyrelsen, føler sig forpligtet til at videreføre bestyrelsesarbejdet, og opgaverne ifm hussalg samt som kasserer.

Marbella:          Udtrykker at hun ikke har tillid til, at Anders kan løfte opgaven med referater samt udlejning af fælleshuset. Vil gerne gennemføre de 2 opgaver der står tilbage i indeværende år; Containere med affald samt Høstfesten.

Kurt:                   Har kun har boet i Bakkevang knap 2 år, og været medlem af bestyrelsen i 5 måneder, og er derfor afhængig af, at resten af bestyrelsen fortsætter. Er under den forsætning indstillet på at fortsætte i bestyrelsen.  Udover normale opgaver, vil gerne i første omgang yde en indsat i opgaven med nedlægning af nye vandrør, og de afledte opgaver.

Anders:             Anders vælger at trække sig, gennemfører de sidste 2 udlejninger af fælleshuset den 2. september, samt den 16 september.

 

  1. Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling.

Tove har på et ekstraordinært bestyrelsesmøde den 23.08.2017, valgt at trække sig fra bestyrelsen, og derfor skal der vælges en ny formand. Tove har begrundet afgangen med, at hun ikke længere har tillid til et medlem i bestyrelsen, og medlemmets måde at forvalte og administrere betroede opgaver og midler.

Indtil der er valgt en ny formand, er Kurt fungerende formand i kraft af rollen som næstformand. Kurt har indvilliget i, at opstille som formand på den ekstraordinære generalforsamling.

Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes med 8 dages varsel, der kan kun behandles et emne på forsamlingen, valget af en ny formand.

Der er foreslået Åby Bibliotek som sted, tid er uge 41, og vi sigter mod at der ikke er forplejning eller tilmelding. Indkaldelse via opslag på hjemmesiden, opslagstavlen, opslag på Facebook, samt runddeling af indkaldelse i brevkasser i haverne. PH sørger for at kontakte Åby Bibliotek.

 

  1. Fordeling af presserende opgaver.

Opgaverne nævnes i punktform, samt evt. notater i stikordsform.

 

Opgave og beskrivelse Ansvarlig eller Tovholder
Kloakering og vandrør Kurt – der er nedsat et arbejdsudvalg, der er i gang med forarbejdet, Kurt indtræder i udvalget.
Havesalg Lisbeth – P.H. tiltræder som bisidder.
Venteliste ved havesalg Kurt udsender breve til ventelisten – Lisbeth fremsender haveoplysninger til Kurt når der skal sælges.
Tilmelding til møde med kommunen den 27.09. i Viby PH skal have tilsendt tilmeldingsmail. Giver antal deltagere videre til kommunen.
Brev til affaldssorteringen Kommunen har udsendt en skrivelse om ny affaldssortering i 2018, Kurt kontakter, og informerer medlemmerne hvis det får praktisk betydning.
Høstfest og containerbestilling Marbella står igen i år for disse 2 opgaver, der er helt styr på planlægningen og bestillingen.
Bank og koder Kurt har fået udleveret papirer. Lisbeth gennemgår procedure ved godkendelse af betalinger med Kurt, der skal altid være to godkendere.
Mobiltelefon Tove har indkøbt en mobil, Kurt har fået udleveret samt SIM kort og koder.
Nøgler

Kurt har fået udleveret nøgler fra Tove

Kurt sørger for at Anders afleverer nøgler.

Næste bestyrelsesmøde Det næste ordinære bestyrelsesmøde er den 14.09.2017. Kurt har indkaldt de 2 suppleanter, Thilde og Pernille til mødet.
Indkaldelse til bestyrelsesmøde med dagsorden til den 14.09.2017 Kurt
Referater fra tidligere møder der ikke er godkendte Kurt tilføjer de tilbagemeldinger der har været på manglende informationer, som separat appendix til referaterne. Vi må herefter på nyt møde tage stilling til om referaterne kan godkendes.

 

 

_______________________________________________________________________________________

 

Beslutningsreferat, bestyrelsesmøde d. 11. maj 2017

 

Dagsorden

  1. Godkendelse af seneste beslutningsreferat, der godkendes af de tilstedeværende.
  2. Gennemgang af dagsordenog tilføjelser af punkter under ”andet”
  3. Orientering vedr. økonomi v/kasserer
  4. Orientering vedr. havesalg/køb, venteliste, vurdering, mails
  5. Nyt fra Aarhus kredsen og forbundet
  6. Kloakering
  7. Nyt fra tovholdere, aktiviteter, vejformænd, fælleshus, hjemmeside m. fl.
  8. 75 års jubilæumsfest august 2017
  9. Havevandring
  10. Andet
  11. Fra medlemmer, herunder forslag og klager, der skal behandles af bestyrelsen

 

Ad 1. Referat godkendt

Ad 2. Dagsorden godkendt med følgende tilføjelser under pkt.10 andet.

Aktindsigt retssag.

Orientering nye medlemmer

Ad 3. Alt er som det skal være.

Ad 4. Der er solgt 1 have og 1 til salg.

Ventelisten er på 45.

Ad 5. Helårsbeboelse/ overbebyggelse har været behandlet.

Overbebyggelse klares ved dialog.

Helårsbeboelse er ikke et problem i Bakkevang.

Ad 6. ingeniør Steen Kisum er sat på opgaven.

Der etableres en central vandmåler og bimåler i de enkelte haver.

Ad 7. Grus bestilt.

Fælleshuslaug etableres i foreningshuset.

Fælleshuslauget består af Didde Haslund, Ann-Dorte Nielsen, Lone Frederiksen og Helene   Mikkelsen.

Afleveringsregler for fælleshuset dokumenteres med foto.

Kloakservice bestilles.

Isbiksen åbner til Sct. Hans.

Ad 8. Arbejdsgruppe til jubilæumsfest og Sct. Hans nedsættes.

Ad 9. Havevandring 26. juni, 7. august og 4. oktober.

Ad 10. Materiale fra retssagen er udleveret, og vil blive stillet frem på kontoret. Materialet må ikke fjernes fra kontoret og må hverken fotokopieres eller fotograferes.

Der er udarbejdet et informationsbrev til nye medlemmer med svar på de oftest stillede  spørgsmål.

Ad 11. Intet

Ad 12. Der kommer nyt affaldssorteringssystem, mere herom senere.

 

 


Beslutningsreferat,  bestyrelsesmøde d. 6. april 2017.

 

Tilstede PH, Marbel, Tove, Kurt og Lisbeth. Anders ikke tilstede.

 

Dagsorden:

  1. Godkendelse af dagsordenen. Tilføjelse af punkter: 1.2.Lugedage, og 1.3.undersøgelse af vandrør m.m. ved Steen Kisum. 1.4, jubilæumsfesten.
  2. Godkendelse af bestyrelsens forretningsorden 2017
  3. Fastlæggelse af bestyrelsesmøder 2017
  4. Konstituering af bestyrelsen. Der skal vælges: næstformand og sekretær, og fordeles opgaver.

 

Pkt. 1. Dagsordenen blev godkendt.

1.2  Lugedage: Pga. manglende tilslutning til lugedagene, besluttede bestyrelsen forsøgsvis at udsende tilmelding til lugedage. Disse tilmeldinger skal afleveres til vejformændene.

1.3  Bestyrelsen vedtog at formanden skulle kontakte Steen Kisum, og sætte gang i   undersøgelserne af vandrør.

1.4. Jubilæumsfesten. Datoen weekenden 18-20 august. Nedsættelse af gruppe, der skal arbejde videre med festen.

             

Pkt.2   Forretningsordenen blev godkendt.

              

Pkt.3  Bestyrelsesmøder i 2017: 11/5, 22/6, 3/8, 14/9, 12/10, 11/11 kl. 9.00 Folkest.

             

 Pkt. 4. Konstituering af bestyrelsen.  Næstformand Kurt Helgesen og Sekretær Anders Marcussen.  De forskellige ansvarsopgaver blev ligeledes fordelt.  Se bestyrelsens ansvar- og opgavefordeling 2017.

 

Bestyrelsens ansvar- og opgavefordeling H.F Bakkevang 2017.

Bestyrelsen konstituerer sig med valg af næstformand og sekretær på førstkommende bestyrelsesmøde efter en ordinær generalforsamling.

Følgende opgaver og ansvar i bestyrelsen fordeles således:

 

Formand:  Tove          Tegner foreningen udadtil, ansvarlig for afholdelse af  bestyrelsesmøder, kontortid; havesalg, opdatering af hjemmeside, venteliste, skrivelser til medlemmerne, deltage i eksterne møder. Havevandring

 

Kasserer: Lisbeth       I økonomiske forhold tegnes foreningen ud ad til af kasserer og formand. Kontortid, venteliste, varetagelse af den daglige bogføring, indkøb af diverse kontor-artikler, salgsmapper, havesalg, deltage i eksterne møder. Tovholder til pladsmand og præmiehaver. Havevandring

 

Næstformand:  Kurt      I kassererens eller formandens fravær deltage i havesalg, og varetage kontortid og de dertil hørende administrationsopgaver. Kontortid, venteliste deltage i eksterne møder. Tovholder vedr. fællesområdeudvalg, havevandring. Indkøb af øl og vand samt fylde køleskab op. Bestilling af sand.

 

Sekretær:   Anders         Indkalde til bestyrelsesmøder, skrive diverse referater. Tovholder vedr. fælleshuset, og området omkring fælleshuset. Havevandring, kontortid, aktiviteter.

 

Bestyrelsesmedlem: Marbel              Sørge for container to gange årligt, medlem af fællesområdeudvalg, havevandring, kontortid, aktiviteter. Indkøb af øl og vand, fylde køleskab op. Bestilling af sand.

 

Bestyrelsesmedlem: PH                      Tovholder vedr. aktiviteter, vedligeholdelse af hjemmeside, oplægning af referater m.m på hjemmeside, havevandring, kontortid.

 

Bestyrelsesmedlem:      Vælges for et år 2018

 

Udvalg og grupper i H.F. Bakkevang:

Økonomiudvalg: Kasserer og formand

Områdeudvalg: Tovholder, plus et bestyrelsesmedlem og områdeansvarlige.

Kloakeringsudvalg: Formand plus ?

Aktivitetsudvalg: Tovholder, bestyrelsesmedlem

Festudvalg:

Fælleshus-laug: Tovholder plus medlemmer

Præmiehaver: Tovholder plus medlemmer

 

Pedel:

Ove Jacobsen, Leif Stadsholdt

Vand- og spildevandsudvalg:

Ove Jacobsen, Frantz Kirk Andersen, Anne Marie Kristensen, Leif Stadsholt

Område ansvarlige:

Rødt: Inge Marie Olsen have 209, Blåt: Linda Nielsen 206, Grønt: Thilde Hauskau Jacobsen have 160, Orange: Pernille Jørgensen have 169, Ann Dorthe Nielsen have 183, Gult: Lis Pedersen have 289

Pladsmand: Dan Olsen ?

Forslag til et: Fælleshuslaug- fællesspisning??

Thilde Hauskau Jacobsen have 160, Pernille Jørgensen have 169, Lone Frederiksen have 201, Ulla Boysen have 284 ???????


Referat af den ordinære generalforsamling i H.F. Bakkevang
Fredag den 10. marts 2017 kl. 19.00, Folkestedet, Carl Blochsgade 28, 8000 Aarhus C

Generalforsamlingen begyndte kl. 19, hvor formanden, Tove Kjer-Jensen bød velkommen.

Generalforsamlingens forretningsorden blev godkendt og Betsy Andersen blev valgt til dirigent.

Som referent blev valgt Anne Marie Kristensen, have 199

Der blev nedsat et stemmeudvalg bestående af: Leif Stadsholt, have 166, Pernille Jørgensen, have 169, Ulla
Thorseth, Ann Dorthe Nielsen, have 183 og Thilde Hauskov, have 160

Dirigenten kunne konstatere, at generalforsamlingen var lovlig indkaldt og også beslutningsdygtig.
Dagsordenen blev godkendt, dog skal der under punkt 3.2 tilføjes, at numrene på de efterfølgende
paragraffer forskydes, og under punkt 4 skal der stå ’budget 2017’.

1. Bestyrelsens beretning v. formand Tove Kjer-Jensen

Udover hvad der fremgår af den skriftlige beretning gjorde Tove rede for de problemer, der har været
med hussalg af for store huse. Andre foreningen har naturligvis de samme problemer; kredsen tillader
derfor nu i enkelte tilfælde, at der laves særlige vurderinger for huse, der er for store; disse vurderinger
sker via kredsen. Bestyrelsen ønsker en ny ordning med et vurderingsudvalg på 5 personer, der alle skal
have et kursus.

Retssagen mod den tidligere kasserer begyndte den 22. februar og forventes afsluttet i begyndelsen af
april. Vi ved derfor endnu ikke noget om udfaldet.

I slutningen af 2017 vil der blive indkaldt til et møde af Danjord omkring kloakering. Bestyrelsen har
bedt Steen Kisum om at udarbejde et projekt for nedlæggelse af vandrør. Disse vil blive lagt efter
kloakrørene. Alt dette arbejder vandudvalget videre med. Vandudvalget består af Rasmus Petersen,
have 292, Ove Jacobsen, have 198, Anne Marie Kristensen, have 199, Frantz Kirk Andersen, have 261
samt formanden, Tove Kjer-Jensen, have 196.

Formanden sluttede af med nogle korte informationer:

 Der er blevet valgt ny kredsformand: Teddy Steen Juhl. Det var ikke muligt at finde en kasserer;
derfor vil der blive afholdt et ekstraordinært kredsmøde inden længe.
 Vi skal gøre os overvejelser om, hvad vi vil gøre med de store mængder regnvand, der kommer.
 Der vil være åbnet for vandet den 26. marts – se hjemmesiden for nærmere info.
 Rengøring af fælleshus søndag den 2. april kl. 10.00 – velkomst med morgenmad
 Der kommer hele tiden nye beboere i Bakkevang; der vil blive holdt et info-møde for dem.
 Vi har 75 års jubilæum i HF Bakkevang – der holdes jubilæumsfest i weekenden 18.-20. august
 Der vil blive holdt et møde med kommunen om udviklingen af kolonihaver i Århus. I den
forbindelse kan der nedsættes en arbejdsgruppe, der kan arbejde med tanker og visioner om
hvordan fremtidens kolonihaveforening skal være.

Beretningen blev vedtaget med applaus

2. Årsregnskab 2016 v. regnskabsfører Hans Jørgen Jensen og kasserer Lisbeth Søndergaard.

Regnskabet er udsendt sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen. Det fremgår af regnskabet,
at årets overskud for 2016 er på 318.000 kr.

Regnskabet blev godkendt. Regnskabsføreren lovede at udspecificere ’andre indtægter’ næste år.

3. Indkomne forslag

3.1: kontingentstigning 100 kr. pr måned i 2017 og 2018, dvs. 1200 kr. pr år.

Kontingentstigningen er en opsparing til kloakering og vandrør, så der ikke skal opkræves så store beløb
på en gang.

Fortaget blev vedtaget med stort flertal

3.2: § 10.4 erstattes af §11 – se det uddelte.

Efter en del debat blev forslaget sat til afstemning. Da der var tale om en vedtægtsændring, ville en
ændring kræve 2/3 flertal. Der var skriftlig afstemning.

Der 84 stemmer for og 22 i mod; forslaget blev vedtaget. Paragrafnumrene vil blive reguleret i
vedtægten.

4. Budget 2017 v Hans Jørgen Jensen

Budgettet for 2017 fremgår af højre kolonne på regnskabet. Budgettet er en hensigtserklæring, kan
man sige – det blev godkendt efter et par kommentarer.

5. Valg af kasserer

Lisbeth Søndergaard blev genvalgt med applaus

6. Valg til bestyrelse

Som bestyrelsesmedlem for 2 år: Kurt Helgesen, have 201. Der var ikke andre kandidater.

Som bestyrelsesmedlem for 1 år: Anders Marcussen, have 278

7. Valg af suppleanter

Som suppleanter blev Pernille Jørgensen, have 169 og Thilde Havskov Jacobsen, have 160 valgt

8. Valg af en revisor for 1 år.

Lene Mortensen blev genvalgt

Valg af 2 revisorsuppleanter:

Per Mortensen, have 261 og Leif Stadsholt, have 166 blev valgt

9. Valg til vurderingsudvalg.

9.1 Valg af formand for 2 år

Susanne Winther, have 252 og Poul Lander stillede op. Den skriftlige afstemning viste stemmelighed.

Herefter trak Poul Lander sig og Susanne Winter var dermed valgt.

9.2. Valg af to medlemmer i 2 år: (Ved valg af medlemmer til vurderingsudvalget deltog Leif ikke i
optællingen)

Følgende stillede op: Behrooz Jalayer, have 287, Leif Stadsholt, have 166, Poul Erik F. Sørensen, have
243, og Anne Marie Kristensen , have 199

Behrooz Jalayer blev valgt med 67 stemmer og Anne Marie Kristensen med 51 stemmer.

9.3. valg af 2 medlemmer for 1 år

Per Mortensen trak sig fra vurderingsudvalget, og der skulle derfor vælges to for et år. Følgende stillede
op: Leif Stadsholt, have 166, Chresten Møller, have 173 og Poul Erik Sørensen, have 243.

Leif Stadsholt blev valgt med 62 stemmer og Chresten Møller med 63.

10. Eventuelt – der var ikke noget under dette punkt.

Mødet sluttede kl. 22.20

Referent Anne Marie Kristensen


REFERAT: Bestyrelsesmøde 4. marts 2017

Deltagere: Tove, Lisbeth, PH, Marbell, Sanne, Thilde, Rasmus
Afbud: –
Ordstyrer: Tove
Referat: Sanne
Forplejning: Thilde

Godkendelse af referat for: Send dem til PH til hjemmesiden.
14. januar (Rasmus, sendt 24. jan)/ godkendt
21. januar/  godkendt

Åbning af vand/ ans. Tove. Køber morgenmad.
Deltagere: Ove, Sanne, Marbel, Frans, Dorthe, Leif, Mads, Annemarie, PH.
OBS: Walkie-talkie med strøm! 9.30 i kontoret til morgenmad.
PH sætter dato på hjemmeside, når vi kender den!

Rengøring af fælleshus. Søndag 2. april kl 10. PH (ansvarlig) og Thilde organiserer. Thilde sætter på FB. PH sætter det på hjemmesiden. Indkøb morgenmad.

ANG. GF/ opstilling af borde osv er ok/ dirigent Betsy ok/ Annemarie referent ok/ Thilde og Rasmus sidder i døren og x’er og deler stemmesedler ud ok/ teknik  i salen PH Marbell Kim ok/ Smørrebrød bestilles til levering, Tove ok/ Alt det praktiske m tallerkner, mælk osv, Thilde ok/ Forretningsorden og gebyrorden, Tove og Lisbeth ok/ Oprydning, finder vi ud af/  Tur-retur øl og vand til-fra foreningshuset, PH spørger Leif og Lisbeth spørger Annemarie. (Tjek om vi kan komme af med pant i Netto, Marbell), Tove køber vin til referent og diregent.

Såfremt forslag om vurderingsudvalg IKKE vedtages:
2 pladser skal besættes og 1 supleant.

Konstituerende best.møde torsdag 30. marts
Der er åbent på kontoret/ Thilde

Tilbud fra rådgiver Steen Kisum/ Nedlæggelse af helårsvand.
Vi afventer Kisum’s oplæg. Den nye bestyrelse tar stilling til tidsplan og tilbud.
Rasmus er med i Vandudvalget også fremadrettet.

Evt: intet


Bestyrelsesmøde den 21. januar kl. 9.00 til 12.30 på Folkestede

Dagsorden

  1. Regnskab 2016 & budget 2017 v/ Hans Jørgen
  2. forslag vedr. vurderingsudvalg
  3. forslag vedr. parkering af trailer
  4. opsamling vedr. generalforsamling
  5. Evt

 

 

Referat af bestyrelsesmøde d. 21.1 2017

Tilstede: Lisbeth, Thilde, PH og Tove.

Afbud fra Marbel, Rasmus og Sanne

 

Ad. 1

På baggrund af nye poster til budget (projektbeskrivelse, vedligeholdelse af kontorbygning) havde Hans Jørgen udarbejdet et nyt oplæg. Vi gennemgik regnskabet og der var enkelte rettelser, det samme gjaldt budgetoplæg.

Hans Jørgen færdiggør regnskabet og Lisbeth kontakter revisorerne.

 

Ad. 2

Tove havde stadig ikke modtaget noget fra Sanne, så vi arbejdede videre med forslaget fra sidste bestyrelsesmøde. Vi besluttede vi ønskede udvalget skal bestå af en formand valgt direkte på GF, plus 4 medlemmer. Fra og med august måned i år har udvalget bestået af et medlem og to suppleanter.

Ellers er forskellen at man vælges for en to-årig periode ligesom det gør sig gældende for bestyrelsesmedlemmer.

Tove sender forslaget til godkendelse i kredsen.

 

Ad. 3

Vi havde ikke noget vi kunne forholde os til, og besluttede derfor at bestyrelsen ikke fremsætter forslag til ændring af ordensregler.

 

Ad. 4

Rasmus vil gerne hjælpe til, og Alexander? (Marbel)

Lisbeth og Tove udarbejder forslag til kontigentstigning 100,- kr. pr måned i 2017 og 100,- kr. i 2018 under henvisning til den forestående kloakering og nedlæggelse af nye vandrør. Det betyder at vi med udgangen af 2018 betaler 310,- kr. pr. måned til kloakering/vandrør. I løbet af 2017 når der er lavet en projektbeskrivelse af nedlæggelse kan vi få et endeligt tilbud fra Danjord.

Tilmelding til spisning ved GF sker pr mail til Formanden/ kasserer

Anne Marie Kristensen vil måske være en del af vandudvalg.

Ad. 5

Åbning af vand, Tove kontakter Ove og Bjarno- vi satser på at det kan ske i uge 11 (18/19. marts)

Rengøring af fælleshus lørdag den 1. april kl. 9.00 startende med morgen mad (PH)

Vores 75 års jubilæum afholdes i weekenden den 18-20. august. Selve fødselsdagen er den 2. oktober som markeres med åben hus.

Skt. Hans den 24. juni ( container)

Fælles lugedage er aftalt. Grøn Thilde, Rød Mie, Blå Linda, Orange Ann Dorte og Pernille, Gul Lis.

Referent Tove Kjer-Jensen

——————————————————————————————————————————————————

Bestyrelsesmøde 14/1 2017

Deltagere: Marbel, PH, Lisbeth, Thilde, Tove, Rasmus Fraværende: Sanne

1. Nedgravning af nye vandrør Den nuværende entreprenør Dan Jord beholdes, og der entreres med rådgiver til bistand. Rasmus bliver kontaktperson.

2. Kontingentstigning Lisbeth og Tove udarbejder forslag til kontingentstigning i 2017 0g 2018 til nedlægning af vandrør samt kloakering. Det forventes, at stigningen bliver på 100 kr. pr. måned hvert år.

3. Budget 2017 Udgifter i forbindelse med ingeniørrådgivning til kloakering og vandrør, samt vedligeholdelse af kontorbygning skal føjes til budgettet.

4. Forslag til vedtægtsændringer samt ordensregler Vurderingsudvalg, forøges til 5 medlemmer: For at få et mere smidigt og dynamisk vurderingsudvalg, der kan forbedre kvaliteten på det udførte arbejde således at der kommer færre ankesager. I sommer var der kun en tilbage fra det oprindelige vurderingsudvalg – det er for lidt. Efter de nye vurderingsregler er der en del mere arbejde behæftet med vurderingerne.

5. Forberedelse af generalforsamling 10/3 2017 16.30 Marbel og PH organiserer opstilling samt oprydning. Medhjælper i køkkenet: Alexander og Rasmus Referent: Anne Marie Sidder i døren og krydser af: Rasmus og Thilde Thilde tjekker stemmestedler Teknik: PH og Marbel Tilmeldingsfrist: 3/10 2017. Tove og Lisbeth På mail og telefon. Spisning: 18-18.45 Bestilling af smørrebrød: Fra Patricia, Tove Bestiller. Indkøb af øl, sodavand osv. til ca. 100 personer: Thilde Tove kontakter forbund og får labels til breve Indkøb af frimærker samt kuverter: Lisbeth Sang: Rasmus Bakkevang oversigt til afkrydsning: Rasmus 6. Evt. Pga. manglende betalinger af haveleje, er bestyrelsen nødsaget til at opsige et medlem. Bestyrelsen samles på Godsbanen d. 14/2 kl. 18 for at pakke indkaldelser til generalforsamling

——————————————————————————————————————————————————

REFERAT: Bestyrelsesmøde 26. november kl 18.30-21.30

Deltagere: Tove, Lisbeth, PH, Marbell, Sanne
Afbud: Thilde, Rasmus
Ordstyrer: Tove
Referat: Sanne
Forplejning: Alle/ Lisbeth i Føtex

  1. Godkendelse af seneste (beslutnings) referat, der underskrives af de tilstedeværende
    Referaterne sættes i forhandlingsprotokollen på kontoret/Sanne.
  2. Gennemgang af dagsorden og tilføjelse af punkter under ”andet”.
    Intet
  3. Orientering fra kassereren vedr. økonomi.
    Revisorer gennemgår regnskab 28. november.
    Aftale med Hans Jørgen om årsregnskab/ Lisbeth
    Et par haver mangler at betale. Der er sendt mail og brev. Er til forfald 1. dec.
    Ang. lån og tinglysninger i husene. Lisbeth og Tove tar det op med Hans Jørgen.
  4. Orientering fra formanden vedr. havesalg/-køb; venteliste; vurderingsudvalg, indkomne mails og svar;
    Jette Sunesens have er vurderet af Kredsen. Er under salg.
    Der er solgt 10 huse så vidt i år.
    Kredsen har lavet aftale med ÅK og har vedtaget salg af huse større end 50 m2/købt for store kan sælges ved at vurderer 40m2 mod at køber lovliggører indenfor et år. ÅK har tilsynspligt af gennemførsel. DVS “vores” model kører!!!
    Venteliste på ca 60. Ny indbetaling for ancinitet fra nytår.
    Ang. hjemmesiden: Det kan være fint at få lokale nyheder på såsom fx det kommende højhus på Systematic, ændringer af lokalplaner osv.
    Nyt fra Århuskredsen og forbundet.
    Intet
  5. Kloakering og vand.
    Der er behov for at stramme op på procedure og fremdrift omkring nedlæggelse af nye vandrør og hele projekteringen her omkring. Bestyrelsen skal med som tovholder. Tove tar fat i Vesterled/Jan og i Danjord/Envidan (Sten Kissum).
    Lukning af vand gik fint. Vanduret til BaneDK fungerer ikke optimalt. Det ved de og accepterer.
    Tove skal ta fat i Bane-folkene og Hundebanen ang. nedlæggelse af helårsvand/nye rør. De skal selv stå for det.
  6. Nyt fra aktivitetsudvalg, vejformand, fælleshus, hjemmeside m.fl. – beslutninger om økonomiske rammer tages under hvert aktivitetspunkt ud fra et budgetforslag.
  7. GF. Orientering, planlægning, datoer, ansvarspunkter.
    Ny dato: Fredag 10. marts på Folkestedet
    Bestyrelsesmøde 14. januar. Tove søger lokale
    Best. møde 21. januar 9-13.30 med Hans Jørgen/forretningsfører? Lisbeth tjekker
  1. 75 års jubilæumsfest  2017.
    Forslag: Nedsætte en gruppe, der tar stilling til dato (august ca midt)/indhold osv Bestyrelsen laver budget. PH laver opslag på hjemmeside.
    Spørgsmål: Antal arrangementer i bestyrelsesregi? Skt. Hans, Jubilæum og Høstfest. Øvrige arrangementer er medlemsdrevne.
  2. Havevandring.
    Årets model har fungeret ok. Vi kan godt blive lidt mere ens i systematikken og overleveringen. Haverne har efterlevet opfordringerne i høj grad. Vi er lykkedes med at få bragt misvedligeholdte haver i orden. Vi har skabt god kontakt til medemmerne på vandringerne.
    Vores veje er meget slidte og udsatte i forhold til vejrliget. Vi vil arbejde mere med finde modeller, der hjælper med at vedligeholde vejene bedst muligt på en grøn/ overkommelig og naturlig måde.
  3. Andet
    Intet
  4. Punkter fra medlemmerne; herunder både forslag og klager der skal behandles af bestyrelsen.
    Intet
  5. Evt.
    Det er vigtigt at den samlede bestyrelse mødes til næste møde, så vi kan få GF på skinner!

——————————————————————————————————————————————————

Bestyrelsesmøde 27. oktober kl 18.30-21.30 

Dagsorden:

1. Godkendelse af seneste (beslutnings) referat, der underskrives.  
2. Gennemgang af dagsorden og tilføjelse af punkter under ”andet”.  
3. Orientering fra kassereren vedr. økonomi.  
4. Orientering fra formanden vedr. havesalg/-køb; venteliste;  vurderingsudvalg, indkomne mails og svar;  
5. Nyt fra Århuskredsen og forbundet.  
6. Kloakering. 
7. Nyt fra aktivitetsudvalg, vejformand, fælleshus, hjemmeside m.fl. – beslutninger om økonomiske rammer tages under hvert aktivitetspunkt ud fra et budgetforslag.  
8. 75 års jubilæumsfest 2017.  
9. Havevandring. 
10. Andet 
11. Punkter fra medlemmerne; herunder både forslag og klager der skal behandles af bestyrelsen.  
12.  evt 

Referat fra bestyrelses mødet d. 27 oktober. 2016

Tilstede: Rasmus, P.H., Lisbeth, Tove og Thilde.

Afbud: Marbella, Sanne.

Referent: Thilde(vikar).

Add.1: Der blev besluttet at referatet skal godkendes af de tilstedeværende, og evt. med undtagelser.

Referatet fra august, godkendt.

Referatet fra september, godkendt.

Add.2: Intet at tilføje.

Add.3: Intet at tilføje.

Add.4: Ventelisten er d.d. på 66

Der er 8 haver, der har modtaget rykkere på grund af manglende betaling af haveleje. Dette på trods af, at det er påbudt at være tilmelding Betaling Service.

Add.5: Ekstraordinær generalforsamling i Kredsen – ny formand blev T. Steen Juhl.

Add.6: Intet nyt. 

Polle og Ove lukker for vandet. 

Add.7: Vedrørende vejformænd – der er afholdt møde og der kommer et referat fra Rasmus. Grønt område mangler en formand til næste sæson.

Lugedatoer er fastsat for sæson 2017. Der vil blive afholdt et nyt møde først på sæsonen for vejformændene.

Fælleshuset står klart til lukning.

Hjemmesiden skal have et par opdateringer – klares af PH og Tove.

Add.8: den 2. oktober 2017 – evt. udvalg til planlægning.

Add.9: Der blev udleveret sedler til relativ mange haver, både på grund af manglende hækklipning og for høje hække.

Add.10: Vedrørende åbne kontordage: Der skal minimum være 4 tilstede, så der kan være 2 i et lukket kontor og 2 til at modtage andre.

Bestyrelses medlemmer skal betragte torsdag (åbningstiden) som arbejdstid, til varetagelse af forskellige bestyrelses opgave. Fra helt lavpraktiske ting til mere visionspræget arbejde.

Add.11: Der blev orienteret om at der er fremsendt en skitse og løse tal på ny beklædning af kontorhuset.

Add.12: Intet.


Referat af bestyrelsesmøde torsdag den 29. september kl. 18.30- 21.30.

Deltager: Rasmus, Marbell, Tove, Lisbeth, PH, Sanne (ref)
Afbud:
Thilde

Dagsorden.
Ordstyrer:
Lisbeth

  1. Godkendelse af referat.

Bemærkning: Vedtaget under forudsætning af rettelser:
Pkt 1. Alene orientering fremadrettet/ Ingen bemærkninger.
Pkt 6. Undlad tekst/ bemærkninger

Ansvarlig: Sanne retter til og sender ud

  1. Siden sidst orientering/post.
    Indkaldelse til GF i Kredsen 12. oktober 19.30-20.30. Valg af Kredsformand.

Ansvarlig: Tove og PH og evt Lisbeth tager til GF i kredsen 12. okt kl 19.30. Vi andre gir melding, hvis vi kommer.

 

  1. Evaluering af møde med vurderingsudvalg.
    Godt møde med mange spørgsmål og svar. Go stemning og meget opklarende i forhold til fælles fodslag. Ærgerligt at ikke hele vurderingsudvalget var til stede!

Ansvarlig: Sanne sender referat af mødet til alle. Afventer at Tove og Lisbeth gennemlæser.

4. Orientering økonomi.
Bakkefestival blev 1000 kr dyrere – der manglede at betale for udlæg til sodavand og vin.
Øvrige økonomi er stille og rolig og i balance.

  1. Høstfest.
    Kører uanset vejr. Hvis det regner, så pandekager i køkken. evt lopper i bagerste del af fælleshus. Æblemost under pavillion – den fra Vesterled. Vi har 3 pavillionner selv. Vi indretter os efter forholdene.
    Der er folk nok på de forskellige opgaver på dagen.Ansvarlig: Marbell tar forbi Silvan og ser om der er pløkker/ hegnspæle til pavillionen! Tove henter kransekage lørdag. Vin er indkøbt.
    PH står for laur.bærkranse-produktion
  2. Container.
    Marius Petersen leverer container fredag eftermiddag. Samme sted som sidst. Lås på natten over.
    Afhentes mandag morgen.Ansvarlig: Lisbeth/Tove sætter lås på fredag.
  3. Referat på hjemmeside
    – Jeg er blevet opmærksom på, at vi ikke har snakket om, hvorvidt vi lægger referater på hjemmesiden. Vi talte om det sidste år og besluttede ikke at lægge dem op, da hjemmesiden er offentlig og referater vedr. interne anliggende skal kun være tilgængelige for medlemmer. Og det kræver et log ind. Hvis der ikke er noget til hindre, vil jeg foreslå, vi lægger beslutningsreferater op, ud fra at vi kører efter en standard dagsorden.Bemærkning: Vedtaget
  4. Vedtagelse af standard dagsorden, herunder indhold i referat.Forslag til standard dagsorden, som udsendes af sekretær og hvortil ønsker om pkt. kan sendes og ellers optages de efter pkt. 8, ordstyrer følger en turnus.:
  1. Godkendelse af seneste (beslutnings) referat, der underskrives.
  2. Gennemgang af dagsorden og tilføjelse af punkter under ”andet”.
  3. Orientering fra kassereren vedr. økonomi.
  4. Orientering fra formanden vedr. havesalg/-køb; venteliste; vurderingsudvalg, indkomne mails og svar;
  5. Nyt fra Århuskredsen og forbundet.
  6. Kloakering.
  7. Nyt fra aktivitetsudvalg, vejformand, fælleshus, hjemmeside m.fl. – beslutninger om økonomiske rammer tages under hvert aktivitetspunkt ud fra et budgetforslag.
  8. 75 års jubilæumsfest  2017.
  9. Havevandring.
  10. Andet
  11. Punkter fra medlemmerne; herunder både forslag og klager der skal behandles af bestyrelsen.
  12.  evtBemærkning: Vedtaget. Vi prøver modellen hele sæsonen 2017 og tilpasser under vejs.
    Ansvarlig: Sanne er sekretær og samler bilag og sender ud et par dage inden hvert møde. Sender en reminder om bilag ud en uges tid inden mødet.9.  Forslag; evaluering af fællesarbejde med vejformænd (Rasmus & Tove)
    Tove foreslår en evalueringsmøde med smørrebrød.
    Der er ikke overensstemmelse mellem områdernes udmelding på hjemmesiden og de aktuelle datoer i områderne. Det skal der være større bevidsthed omkring. Overbringes på mødet sammen med ønsket om at afholde arbejdsdage samtidig, så vi kan afslutte sammen med pølser og øl/ sidste hakkedag.Ansvarlig: Rasmus finder en dato til evalueringsmøde.10. Havevandring hvem og hvornår.Ansvarlig: Lisbeth, Tove, Sanne går havevandring. Uge 41. Vi finder ud af det!11. Lukning af vand.Bemærkning: Kloak og vandudvalget står for at lukke for vandet. Der kan ikke forventes vand i hanerne efter 30 november. Det er ikke fastlagt præcist, hvilken dag der lukkes.Ansvarlig: PH skriver på hjemmesiden og henviser til vandregulativ. Tove aftaler foto af vandur med “lukkeholdet”
  1. Generalforsamling i 2017 (Folkestedet).Bemærkning: Se bilag. Det annonceres senere, når alt er tilrettelagt. Vi arbejder med GF i løbet at vinteren
    Ansvarlig: Alle13. Fællesskab medlems-involvering. (bestyrelse)Forslag: Tag et temamøde i løbet af vinteren med dette punkt alene.
    Forslag: At gøre torsdagene til bestyrelsesarbejdsdage.
    Forslag: Brug GF til en teaser til en workshop i foråret.14. Evt.

——————————————————————————————————————————————————

REFERAT af Bestyrelsesmøde
18-08-2016 18.30 til 21.30 Mødelokale fælleshus
Møde indkaldt af Tove
Mødetype Bestyrelsesmøde
Arrangør Bestyrelsen/ Hvem sørger for mad? (Marbell)
Referent Sanne
Ordstyrer Rasmus
Deltagere Sanne, Lisbeth, Marbell, PH, Rasmus, Thilde, Tove
Post- orientering siden sidst
18.30-19.00 Tove
Diskussion/orientering Breve fra medlemmer, havesalg, breve fra medlemmer, kredsen

1. Vesterled 75 år. Invitation. Ulla/Rosenvej og Leif deltager. Gave 750, kr i gavekort fra XL Åby tømmergård.

2. Fra kolonihaveforbundet. Tilbud om salg af husene. pris ca 3000 kr pr salg. Køber betaler.

3. Der inviteres til opklarende møde mellem bestyrelse og vurderingsudvalg, så vi fremadrettet har samme info. Ole fra kredsen deltager.

Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedatoer
1. Indkøb af gavekort 750 kr i XL PH Inden festen
2. Opklarende møde med Vurderingsudvalget. Ole fra Kredsen inviteres Tove snarest
Økonomi generelt samt, skt. Hans- Bakkefestivang
19.00- 19.20 Lisbeth
Orientering

1. Skt. Hans gennemgået. Ser fint ud.

2. Bakkefestivang. 5444,29 incl kloakservice.

3. Generelt er økonomien i fin balance. Alt er som forventet.

4. Hundebanen har været til møde ang. betaling af vand. Kommer på plads snarrest.

5. Vandur (?) der løber baglæns. Der tages foto af vandure og de tal forholder vi os til.

6. Overslag på prisstigning (50kr/md). Slår igennem til oktober.

Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedatoer
5. Der tages fotos af vandure ved sæsonslut som grundlag for beregning af vandforbrug.. ? På lukkedagen
6. Info kommer ud på hjemmesiden/ nyhedsbrev Tove/PH Inden 1. oktober
Evaluering skt. Hans
19.30- 19.45 PH og Marbell
Orientering, diskussion Overordnet indtryk af aftenen, hvilken respons har vi fra medlemmerne?
Brænde til bål, Gøre det aktraktivt for børnene. Båltalen.
52-54 haver fra Bakkevang og 27 haver fra Vesterled var fremmødt. God stemning. God planlægning.
Skal der adviceres for at der gemmes brænde til bålet. Sættes i “Over hækken”.
Der kan optimeres på børnetilbuddet!Tilfredshed med talen. Måske skal vi prøve lidt forskelligt der.
Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedatoer
Opfordring til at gemme egnet brænde til Skt. Hans bål kommer på hjemmesiden/ over hække PH Snarest
Arbejdet med børneinddragelse og “Taler” tages videre i bestyrelsesarbejdet Alle

Løbende

 

 

Evaluering af Bakkefestivang
19.45- 20.05 PH & Marbelle
Diskussion Overordnet indtryk af dagen. Respons fra medlemmerne. Har I evalueret i gruppen-
Er der noget vi i bestyrelsen skal være opmærksom på i forbindelse med afholdelse af festivalen? Andet?
Ingen efterfølgende evaluering i gruppen. Planlægningen gled fint med få møder. Hver gruppe fandt selv ud af det og det gik fint.
Runde:
Hyggelig aften, go opbygning, fest om aftnen. Stikket blev trukket til midnat som aftalt.Et medlemsinitiativ med koordinering fra bestyrelsen. Meget for pengene! Bedre styr på hvem, der skal ha fri øl (frivillige, medlemspleje).
Lidt nervøsitet omkring afslutningen, men det gik fint. Ellers meget ros fra frivillige og deltagere.Dejlig dag, jeg fjantede! go musik, meget ros.Flot musikarrangement, lidt for tæt på Northside, nogle var meget fulde efter kl 22, vejret ku være bedre.Heldigvis kan man gå hjem, når man har fået nok.
Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedatoer
Afventer medlemsinitiativ og tager stilling til det derfra Bestyrelsen Næste år
Trailer parkering- veje og fællesarealer, legeplads
20.15-20.35 Rasmus
Diskussion- orientering Hvordan forholder vi os til trailer der ikke hører til i en haveforening?

Klage over trailerparkering.

Problem: Der er lige i underkanten af p-pladser til trailere. Hvor mange trailere kan et enkelt medlem ha stående i foreningen?
Forslag: Foreningen køber en trailer til udlejning til medlemmer.

Forslag: Se bilag. Vi vedtager forslag om registrering af trailere og fast plads incl. renholdelse heraf.

Thilde sender adresser på vejformænd til Rasmus, som så tar fat i dem ang. turnus v Foreningshus

Bilag

Forslag til vedtagelse på bestyrelsesmødet den 18. august 2016.

Bestyrelsen vedtager herved, at alle der ønsker at have deres trailer parkeret i haveforeningen, skal have deres trailer registreret hos bestyrelsen senest med udgangen af september. Der kan maks. registreres en trailer pr. havelod.

Trailer skal parkeres på den anviste p plads for trailer i henhold til ordensregler. Udover at ejeren af trailer er ansvarlig for at sætte et skilt op på sin p.plads med angivelse af nummerplade, forpligter man sig til at renholde sin p.plads.

Bestyrelsen vil yderligere udarbejde forslag til vedtagelse på generalforsamlingen.

 

Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedatoer
Udarbejdelse af forslag til vedtagelse på GF. Bestyrelsen/Tove Løbende og senest nytår
Leif og Ove kontaktes for “undersøgelsesudvalg af trailerkøb”
Forslag til vedtagelse på mødet i september.
Tove snarest
Fælleshus- fællesspisning
20.35-20.45 Thilde
Orientering Opstilling af borde m.m.

Der er god tur i udlejning. Det går fint.

Skærm til afdækning af niche til evt extra borde/stole. Thilde finder noget til vinter. Byd gerne ind!
De hvide stole kan komme i garagen. Lidt extra stole i bestyrelsesrummet.

Fællesspisning. Generelt hyggeligt uanset hvor mange der er med. Konceptet med at medbringe til buffet er go! Oprydningen fungerer fint. Der er ok opbakning.
OBS! Revne i gulvet i køkken er gammel.

Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedatoer
Indkøb af skærm til niche (vi byder ind, hvis nget dukker op) Thilde snarest

 

 

 

 

 

 
Havevandring- opsamling af den 27. juni
20.45- 20.55 Marbell, Thilde, Lisbeth og Tove
Orientering Hvem går her i august?

PH, Rasmus, Sanne går havevandring. Sanne sender dato-forslag ud t gruppen. Mødes kort inden selve havevandring og gennemgår procedure. PH har materiale.

 

Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedatoer
Find datoer, sende forslag Sanne snarest
Høstfest – Præmiehaver
20.55- 21.15 PH og Marbell og Lisbeth (haver)
Orientering, planlægninh Er det noget vi skal have uddelegeret, eller købt?

Udvalget (sidste års vindere) har vurderet haver og er stort set enige. Der er udtaget 5 haver til præmie.

Ingen rangdeling i præmiering. Alle vinder samme præmie. Præmien er et gavekort til Bilka på 350 kr.

På dagen skåles i dejlig vin og spises lidt kransekage til Høstfest 2. oktober.

Høstfest, 2. oktober: Der skal noget på FB – det er allerede på hjemmesiden . Planlæggermøde mandag 22. kl 17 hos Vesterled/fælleshuset.
Er på plads:
Mosteriet er booket. Bålfad er booket til pandekager. Cafe/ Anders, Rabarbertrifli. Suppe/ Marbell.
Oprydning skal være bedre organiseret.
Ved dårligt vejr er der cafe i fælleshuset.
Mosteri under 2 pavillioner.
Linda holder loppemarked samtidig.

Bestyrelsen bevilliger en pavillion (som Lisbeths/ 2500 kr), hvis vejret blir dårligt.

Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedatoer
Indkøb af 5x gavekort a 350 kr i Bilka Lisbeth Op til 2. okt
Indkøb af vin og kransekage til præmieskål Tove Op til 2. okt
Info om planlægning af (22. aug) og afholdelse af Høstfest på FB Sanne snarest
Indkøb af pavillion 2500 kr Lisbeth ? Op til 2. okt
Fællesskab- medlemsindvolvering
21.15- 21.30 Sanne
Oplæg- diskussion Hvordan arbejder vi med medlemsindvolvering. Skal vi lave en strategi og en længere plan (2-5-10 år)?
Vi tar det op på næste møde. Der er bred interesse for at arbejde med medlemsinvolvering og umiddelbart mange aspekter i spørgsmålet.

Note:

Etablere Visionsgruppe, der kan arbejde med medlemsinvolvering.

Workshop på GF

Flere bløde/medlemsinvolverende punkter på GF

Forældre/børne-gruppe. Involvering af børnefamilier til børneaktiviteter

Hvad kan/skal vi være fælles om, hvad er vores forening for et fællesskab?

Handlingspunkter Ansvarlig Deadlinedatoer
Punktet får 30. min på mødet/ dagsorden i sept Tove Næste dagsorden
LØSE NOTER/ evt Ansvarlig Deadlinedatoer

Plan over kloakering skal ophænges tilgængeligt for medlemmerne.

Tages op som fællesindslag på sæsonnens sidste lugedag/fællesarb. d 18. sept.

Annonceres på hjemmeside og FB

Tove

 

 

PH/ Sanne

Senest på sidst lugedag?

I god tid!

——————————————————————————————————————————————————

Referat fra bestyrelsesmøde d. 25.05.16

Til stede: Tove, Marbel, Thilde, Rasmus, Lisbeth, Sanne, PH

 

  1. Siden sidst.

-seneste referat blev godkendt.

-Jette har pga. arbejdspres forladt bestyrelsen, suppleant Susanne Winther er indtrådt i stedet.

-møde m. vurderingsudvalget blev desværre aflyst, der skal findes en ny dato. Det er vigtigt at vi får afholdt et møde, da der er mange ting at holde styr på i forbindelse med hussalg efter de nye regler. Ex. Hvis et hus bygget før 1978 er på max 40m2 kræves der ingen ibrugtagningstilladelse. Men hvis et hus er mere end 40m2 og op til max 50m2 kræver det ibrugtagningstilladelse, også selvom huset er opført før 1978. Ingen huse over 50m2 kan sættets til salg, men skal nedbringes til de tilladte 50m2.

-der er opstået et formandssamarbejde med haveforeningerne Vesterled og Fritiden hvilket både er inspirerende og styrkende. Ex.vis har de udarbejdet en række cases som oplæg til mødet om byggeregler d. 26. maj.

 

  1. Økonomi.

-intet særligt at bemærke.

 

-den begynder at have et liv. Der er ca. 100 besøgende/dag. Statistikken viser at mange af disse kommer ’udefra’, dvs. folk som sikkert er interesseret i havekøb. Men også ’Over Hækken’ bliver mere brugt. Thilde skal overtage bookingkalenderen til Fælleshuset, dette aftales med PH.

 

-der er møde i arbejdsgruppen søndag d. 29. maj, ellers er der ikke megen opdatering siden sidst, men det kører tilsyneladende på skinner og vi glæder os 😉

 

  1. Ny konstituering.

-Marbel bliver ny næstformand

-Tove har lavet et oplæg til arbejds- og ansvarsfordeling. Dette oplæg blev diskuteret og blev vedtaget med enkelte rettelser. Ansvar for legeplads overgår til Rasmus (under vejudvalg) og ansvar for festteltet overgår til PH (under aktivitetsudvalg).

-dette oplæg (med rettelser) vedlægges referatet som bilag.

 

  1. Pause

 

  1. Hans.

-der skal gang i planlægningen nu. PH indkalder til aktivistmøde og Vesterled og Fritiden inddrages.

-Vi beslutter at lade Camilla Fabricius holde årets båltale, fordi hun med sit politiske virke er med til at tegne Århus kommunes ’Grønne Profil’ i disse år.

-bålet tændes kl 20.30

-foreningen er vært for pølser/brød til alle medlemmer. Is til alle kolo-ungerne, 2 stk. øl/vand pr. have

-dette pkt. medførte en holdningsdiskussion på mødet og vi blev enige om at tage disse ting op på et senere møde.

 

-bestyrelsen går havevandring tirsdag d. 28. juni kl. 17.00 (Thilde, Tove, Marbel, Lisbeth). Fokusområder vil især være hækhøjde (max tilladte 160 cm), samt misligeholdte haver

 

-Festteltet skal op d. 22. juni kl. 16.00

-Linda holder loppemarked d. 3. juli (og derefter skal vi have teltet ned igen!)

 

 

Ref.: PH

—-