Beretning 2017 til generalforsamlingen den 13. april 2018

Generelt om bestyrelsesarbejdet, status for 2017, og planer for 2018.

Bestyrelsen startede året 2017 med 6 bestyrelsesmedlemmer. I august meldte formanden sin afgang, og et bestyrelsesmedlem trak sig. Tak til begge for deres indsats i bestyrelsen, og en special tak til Tove, for indsatsen som formand for foreningen, gennem en perioden hvor der skulle rettes op på økonomien.

De 2 suppleanter, Pernille og Thilde gik ind i bestyrelsesarbejdet, og fik, på fornem vis, hurtigt styr på deres bestyrelsesopgaver. Næstformanden Kurt tiltrådte som midlertidig formand, indtil han blev valgt ved en ekstraordinær generalforsamling den 28.09.2017.

De 2 primære opgaver for den nye bestyrelse har været, at sikre vurdering og salg af haver, samt at få etableret projekt Nye vandrør, samtidig med Aarhus kommunes nye kloakrør og spulebrønde i 2018/19.

Vurderingsudvalget og kassereren har udført et stort arbejde ifm salg af haver, der har været meget travlt i efteråret 2017, og deraf et stort arbejdspres på alle parter. Tak til alle for deres indsats.

Til vandrørsprojektet skulle der dels bearbejdes et tilbud fra Danjord på nye vandrør, dels sikres kontakt-oplysninger på alle haveejere, således Danjord kunne aftale placering af kloak og vandbrønd.

Kloakering og vandrør.

Bestyrelsen og vandudvalget har i efteråret bearbejdet et tilbud fra Danjord af juni 2017. Bestyrelsen indkaldte til en ekstraordinær general forsamling 28.09.2017, hvor finansieringen af vandprojektet skulle vedtages. Den 28.09 var der fremmødt 73 haver, heraf stemte 70 for forslaget. Da forslaget krævede at 2/3 af haverne stemmer for forslaget = 113 haver, skulle der gennemføres en ny ekstraordinær generalforsamling, hvor flertallet skulle stemme for forslaget. Bestyrelsen indkaldte til en ny ekstraordinær generalforsamlingen den 17.10.2017. Her blev finansieringsforslag A og B vedtaget af 60 ud af 63 fremmødte haver.

Finansieringsforslag A dækker nye vandrør samt vandbrønd i skel indenfor hækken. Bestyrelsen foreslog i finansieringsforslag B, at der skulle arbejdes for, at alle haver kunne få fremført vandrør frem til soklen, da bestyrelsen og vandudvalget antog, at der kunne forhandles med Danjord, om at udføre arbejdet. Det viste sig hurtigt, at Danjord ikke ville udføre hele arbejdet, og på et møde den 19 december 2017 mellem Danjord, Aarhus Kommune og Bakkevang samt Vesterled, blev det begrundet med, at Danjord har 12 måneder til at udføre opgaven med kloakering og vandrør, og der ikke er tid til at grave specielt til vandrør. Danjord tilbød som et kompromis, at vandrørene placeres ovenpå kloakrørene, hvor det er praktisk muligt, og hvor haveejeren selv aftaler udførslen af opgaven direkte med Danjord.  Den enkelte haveejer betaler 50,00 kr. per meter vandrør excl. moms.

Bestyrelsen og vandudvalget frafalder derfor finansieringsforslag B, da Danjord ikke udfører graveopgaven i alle haver.

Danjord har fremsendt et revideret tilbud den 20.12.2017, hvor der er inkluderet en elektronisk vandmåler i hver enkelt vandbrønd. Danjord’s tilbud er på 2.667.994,38 incl moms, men dertil kan komme uforudsete udgifter. Tilbuddet er godkendt og underskrevet af bestyrelsen den 19.03.2017.  Arbejdet udføres fra april/maj 2018 – indtil forventet 31.03.2019, samtidig med der graves/bores til nye kloakrør og spulebrønde.

Finansieringsforslag A fra den 17.10.2017 gennemføres, og projektsummen finansieres med opsparingen på teknisk konto i alt kr. 588.000, samt kr. 200.000 fra egenkapitalen til dækning af uforudsete udgifter.  Der optages et lån på kr. 2.100.000,00 i AL Bank. Der skal betales afdrag fra 2018, og når der er endelig opgørelsen fra Danjord på projektbeløbet i 2019, vil der kunne indbetales hele projektsummen per have. Bestyrelsen forventer en skyldig sum på ca. 12.308,00 kr per have.

I løbet af 2018 skal bestyrelsen udarbejde en model for værdi af vandrør ved salg.

Bestyrelsen og vandudvalget vil arbejde for, at fremskaffe et tilbud med rabatter på gravearbejde og tilslutning i haverne. Vi planlægger at samarbejde med den samme entreprenør som Vesterled, for at opnå mest mulig rabat.

For at kunne optage lånet i AL Bank, kræver banken at vi ændrer vores vedtægter, det omhandler § 4 stk. 6. Vi skal senere stemme om vedtægtsændringen, ifm afstemningen forklares betydningen af ændringen.

 

Kommunikation

Bestyrelsen har opfordret alle medlemmer til, at bekræfte deres telefonnumre og mailadresser. Vi har skrevet ud per brev, på FB og hjemmesiden. Status er, at vi har telefonnummer på alle medlemmer. Mailadresser har vi fået opdateret, vi er nået op på 129 mailadresser – ud af 169. Bestyrelsen fortsætter med flere tiltag, for at få flest mulige mailadresser. Det letter vores arbejde med at udsende informationerne og indkaldelser til møder, og sparer medlemmerne for portoudgifter. Et prev koster 18 kr, og vi er 169 medlemmer. I 2017 sendte vi 3 x 169 breve. Ifm generalforsamlingen vil vi ved indgangen, bede alle medlemmer der deltager, om at kontroller egne mailadresser og telefonnummer.

 

Hussalg og venteliste

Der blev solgt 19 huse i 2017.  Tak til vurderingsudvalget for den store arbejdsindsats, der blev lagt for dagen i 2017.

Salgsprocessen er de seneste år blevet mere omfattende, og mere tidskrævende. Køber og sælger forventer ind i mellem, at vurderingsudvalget og bestyrelsen handler som en ejendomsmægler. Det kan og skal vi ikke leve op til, men vi skal naturligvis hele tiden vurdere, om der en nogle processer der kan sættes ”strøm” til.  Samtidig skal vi følge det regelsæt, der er fastlagt af Kolonihaveforbundet.

Vi påbegynder i 2018 et arbejde med at beskrive salgsprocessen, og har den klare forventning, at beskrivelserne kan anvendes ifm digitalisering – i en nær fremtid.

Der er ved starten af 2018 i alt 32 på ventelisten. Vi har på flere område rigtig gode og synlige kvaliteter, vores store plæne, fælleshuset, og en godt placeret legeplads.

Når nye kolonister orienterer sig, sker det ofte på hjemmesiden. Nye medlemmer der kontakter os via mail, skriver ofte, at de har studeret vores hjemmeside inden henvendelse. En vigtig målsætning for hjemmesiden er, at den hele tiden er levende og fortæller om vores kvaliteter i billeder og ord, der også henvender sig til nye medlemmer. Vi skal fremstå som en levende forening, med mange kvaliteter og moderne faciliteter.

Investering i 2017 og planer for 2018

I 2017 er der foretaget en nødvendig reparation af kontorhuset, i alt ca. 12.000 kr. Den investering i legepladsen vi allerede har foretaget, vil vi gerne fremtidssikre, gøre legepladsen mere sikker, og indrette den med tidssvarende faciliteter, til glæde for foreningens børn og børnefamilier. Vi har derfor valgt, at afsætte et relativt stort beløb på budgettet for 2018 til fremtidssikring. Beløbet skal gøre det muligt for et legepladsudvalg, dels at købe gode kvalitetsredskaber, der kan holde mange år fremover, dels at sikre, at legepladsen indrettes med sikkerheden for øje. Vi håber også, at nogle af de mange familier der i disse år bosætter sig i nærområdet ved Frichsvej, på den måde kan få øje på Bakkevang, og få lyst til at købe have hos os.

Økonomi

Foreningens økonomi er generel sund, og der er ikke aktuelle udeståender. Alle medlemmer skal betale for nye vandrør i 2018, og fra 2019 skal alle betale for både kloak- og vandrør. Da det er foreningen der betaler regningen fra Aarhus Kommune og viderebelaster udgifterne til medlemmerne, må vi forudse et øget pres på foreningens likviditet. Det er derfor nødvendigt at arbejde med modeller for aconto betalinger fra 2019, evt. månedlige. Det er et krav, at alle er tilmeldt PBS. Der er ingen undtagelser, og vi bliver nødt til at overveje forhøjelse af gebyrer ved misligholdelse, da foreningens økonomi ikke må belastes.

Fælles aktiviteter

Fælleshuset har haft flere arrangementer i 2017, de har været godt besøgt, og der har været god opbakning til det fælles arbejde. Bestyrelsen vil gerne støtte flere aktiviteter, og har derfor besluttet, at afsætte et beløb på budgettet til aktiviteter i 2018. Beløbet kan anvendes til både investeringer i bygninger og udstyr, og fælles arrangementer.

Arbejdsdage – bliver der sandsynligvis ikke mange af i 2018, i lyset af at Danjord arbejder på alle pladser og veje. Der blev afholdt Skt. Hans, en god fejring også i 2017, med det sædvanlige regnvejr. Høstfest – også afviklet i 2017.  Container x 2 til affald – igen i 2017, måske en udfordring i 2018 med gravearbejdet, vi ser tiden an. Isboden håber vi fortsætter også i 2018.

Tak til alle der har ydet en indsats, det er vigtige mærkedage, og en del af Bakkevang kulturen.

Festen der ikke blev holdt – Bakkevang 75 års dag i oktober 2017 – vi håber på en ny lejlighed til at markere dagen – evt i 2019 når der er nye vandrør, og der ikke graves længere. Der blev ikke uddelt præmier til haver i 2017.

 

Helårsbeboelse og vores nabolag

Der bygges kraftigt i det nye brokvarter på Frichsvej, og der kommer mange nye beboere i vores område. Bakkevang er blevet bynær, og vi bliver kloakeret. Vi er en del af den grønne kile i Aarhus kommune, og vi må ikke overnatte i vinterhalvåret. Vi skal overholde det regelsæt kommunen har aftalt med Aarhus Kredsen. Incl. overbebyggelse. Kommunen vil givet holde øje med, om vi nu overholder regelsættet, bl.a. at der ikke må ledes regnvand i kloakkerne. I JP Århus var der i marts en artikel om 6 haveforeninger, der angiveligt havde udbredt ulovlig overnatning i vinterhalvåret. Det er skadeligt for alle i vores forening hvis det finder sted, og gavner ikke samarbejdet og forholdet til kommunen.  Bestyrelsen ønsker et tættere samarbejde med de øvrige kolonihaver i området, således vi får styrket det fælles samarbejde i forhold til kommunen og det nye bro område.

 

Kredsen og ny hjemmeside

Der er kommet en ny hjemmeside i www.kolonihaveforbundet.dk med Selvbetjening – herunder opdatering af medlemsoplysningerne. Jeres medlemsnummer og postnummer er adgangskoden.  Medlemsnummeret står som kundenummer på bagsiden af HaveNyt, kolonihaveforbundets blad der udsendes i disse dage.  Har i ikke modtaget bladet, kan det skyldes, at adresseoplysninger ikke er længere er korrekte. Man kan også ringe til forbundet og få oplyst eget medlemsnummer. Alle opfordres til, at gå ind og opdatere oplysningerne på hjemmesiden.

Bestyrelsen har nedprioriteret arbejdet i Aarhus kredsen i 2017, da andre opgaver pressede på.

 

Kommunikation og digitalisering

Bestyrelsen begynder så småt at procesbeskrive tunge forretningsgange, havesalg og køb, medlemsopdatering og nye processer som f.eks vandafregning, aconto betalinger, og ny lov om persondata, herunder en FB politik.

Vi har ikke taget hul på digitalisering, men det bliver nødvendigt, forudsætning for det fremtidige digitaliseringsarbejde, er de procesbeskrivelser der skal udarbejdes.

Bestyrelsen går over til mere direkte mail kommunikation i 2018, vi må konstatere, at med mængden af nye oplysninger, kan vi ikke holde alle lige godt orienteret, man har selv pligt til at følge med, derfor er en mailadresse på lige fod med PBS –  en nødvendighed. Post er for dyrt for medlemmerne. Vi tilstræber at slå alle vigtige oplysninger op på tavlen, hjemmesiden og FB.

Ny persondata forordning fra maj 2018, vi skal forholde os til hvorledes vi gemmer medlemmernes oplysninger, og hvem og hvordan oplysningerne anvendes.

FB er kun korte beskeder, hjemmesiden og opslagstavlen er fortsat pladsen hvor vigtig information bliver slået op.

Hjemmesiden har fået en ny folder under vand og spildevand – projekt nye vandrør og kloak 2018, og der kommer en ny med referater og materiale fra generalforsamlingerne. Her skal bl.a gemmes de beslutninger der blev og bliver taget ifm vandprojektet.

 

Tilbage er blot at takke alle der har hjulpet fællesskabet i 2017 og starten af 2018, lige fra vandfolk over festfolk, godtfolk, isfolk, kaffedrikkere, foredragsholdere, og medlemmer af udvalg og bestyrelsen.

På vegne af bestyrelsen

Kurt Helgesen

Bakkevang, april 2018.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *